Auswahl von Filialen für die Vor-Ort-Prüfung

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Risikoorientierung in der Fläche

Pascal Ritz, Geschäftsführer, Justo Unternehmensberatung GmbH

Prioritäten lenken unser Handeln

„Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegen bleiben soll“. Dieses von Helmut Nahr (deutscher Mathematiker) stammende Zitat beschreibt das wesentliche Merkmal einer risikoorientierten Prüfung. Vollkontrollen sind im Regelfall nicht wirtschaftlich. Somit bedarf es einer wohlüberlegten Auswahl, welche Themenstellungen einer Prüfung zugeführt werden sollen. Selbstverständlich bedarf es auch einer Berücksichtigung von Prozessen, die in Zweigniederlassungen, Geschäftsstellen, Filialen und Beratungscentern abgewickelt werden.

Die Berücksichtigung von Filialen in der Prüfungsplanung erfolgt in der Praxis häufig revolvierend. Hierbei wird jedes Jahr eine bestimmte Anzahl von Vor-Ort-Prüfungen durchgeführt. Es drängt sich jedoch der Verdacht auf, dass die Risikoorientierung bei dieser Vorgehensweise unterdurchschnittlich ausgeprägt ist; denn die Ziele einer risikoorientierten Prüfung werden nicht bereits dadurch erreicht, dass nur ein Bruchteil der Grundgesamtheit einer Prüfungshandlung zugeführt wird. Das vorgenannte Verfahren wird daher nur selten als sachgerecht angesehen werden können. Zu Recht stellt sich der geneigte Leser nun die Frage, welche Kriterien denn dann herangezogen werden können.

Wer die Wahl hat, hat die Qual!

Als Auswahlkriterien könnte die Kundenanzahl, die Anzahl der Anlageberater und Vertriebsbeauftragten oder die Höhe der erwirtschaften Deckungsbeiträge genutzt werden. Mit gleicher Berechtigung sind aber auch die gewünschten oder tatsächlich erbrachten Dienstleistungen, die Anzahl von Transaktionen, die Relation der Brutto-/Nettotransaktionsvolumen bei Wertpapieren genau so wie die „Umschlaghäufigkeit“ von Kundenanlagen als Auswahlkriterium denkbar. Auch das Verhältnis von Beratungsgeschäft zu beratungsfreiem Geschäft, die Häufigkeit von Berichtigungen und Stornierungen bieten legitime Auswahlkriterien. Der Möglichkeiten damit jedoch nicht genug. Denn die Art und der Umfang von Kundenbeschwerden, die Häufung und schwere von Mängeln, die Erkenntnisse aus Selbstkontrollen sowie die Geschwindigkeit und Güte der Mängelbeseitigung und der Reifegrad der Risikokultur innerhalb der Filiale haben ebenfalls beachtliche Auswirkungen auf die vorzufindende Risikosituation.

Die vorgenannten Kriterien haben daher alle ihre Berechtigung. Teilweise führen deren bankindividuellen Bewertungen jedoch zu gegensätzlichen Folgen. Beispielsweise kann argumentiert werden, dass eine Geschäftsstelle mit einer hohen Anzahl von Transaktionen tendenziell höhere Risiken aufweist. Doch ist nicht gerade die fehlende Routine ein Indikator für eine höhere Fehlerquote? Somit wird deutlich, dass nicht alle Kriterien zweifelsfrei in nur einer Ausprägung als klares Indiz für eine Risikosituation stehen. Bleibt die Frage, wie eine sachgerechtere Auswahl der unter Risikoaspekten zu berücksichtigenden Filialen erfolgen kann?

Die Lösung liegt in der Kombination von Auswahlkriterien. Hierbei sollten zunächst alle aktuellen Besonderheiten zu einer Filialauswahl führen. Zu derartigen aktuellen Gegebenheiten zählen Beschwerdehäufungen, ausgeprägte Mitarbeiterfluktuation, negative Erkenntnisse durch das Whistleblowing, Mängelhäufungen etc. Folglich jede ersichtliche Abweichung von den bankindividuellen Durchschnitten.

SEMINARTIPPS

Prüfung MaRisk-Umsetzung, 18.03.2019, Frankfurt/M.

Prüfung Risikoberichtswesen & Reporting, 09.04.2019, Frankfurt/M.

WpHG & MaComp AKTUELL!, 22.05.2019, Frankfurt/M.

Prüfung neue interne Governance-Vorgaben, 16.05.2019, Hamburg.

In einem zweiten Schritt sollte die geplante Prüfungskapazität für die Vor-Ort-Kontrollen durch eine Zufallsauswahl von weiteren Filialen „aufgefüllt“ werden. Hierzu bietet es sich an, die Filialen per Zufallsauswahl durch ein statistisches Verfahren zu bestimmen, beispielsweise durch einen sogenannten Stichprobengenerator. Die Zufallsauswahl sorgt für eine zusätzliche, anlassunabhängige Begutachtung von „unauffälligen“ Filialen.

Fazit

Nur durch die kombinierte Berücksichtigung von aktuellen Besonderheiten und statistischer Auswahl kann eine hinreichende Risikoorientierung erreicht werden. Eine Zufallsauswahl verhindert darüber hinaus die Diskussion mit dem Filialverantwortlichen, warum ausgerechnet sein Verantwortungsbereich einer Prüfung bedarf. Darüber hinaus dürfte eine Erklärung, warum aktuelle Auffälligkeiten die Revision auf den Plan rufen, nur selten erforderlich sein.

PRAXISTIPPS

  • Eine fortlaufende Prüffeldbeobachtung sorgt für die notwendige Transparenz über aktuelle Tendenzen in den jeweiligen Prüffeldern/Filialen.
  • Von der „Norm“ abweichende Filialen qualifizieren sich z. B. durch eine hohe Beschwerdeanzahl, außergewöhnliches Verkaufsvolumen oder hohe Stornoquoten für eine Aufnahme in den Prüfplan.
  • Statistischen Verfahren helfen bei der neutralen Bestimmung weiterer Filialen.
  • Sogenannte „Stichprobengeneratoren“ erleichtern die Prüfungsplanung durch ihre statistischen Auswahlverfahren.

Beitragsnummer: 54983

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