Geldwäschebekämpfung im Mittelstand

Lukas Walla, Bereichsleiter Geldwäsche und Zentrale Stelle, Finanz Colloquium Heidelberg GmbH

 

Im Juni 2017 ist das neue Geldwäschegesetz in Kraft getreten und war ohne Frist umzusetzen. Es hat eine vollständige Neuordnung stattgefunden und der Verpflichtetenkreis sowie der Bußgeldrahmen wurden deutlich erhöht.

Der folgende Beitrag soll einen Überblick bieten und die Relevanz für sogenannte Güterhändler erörtern. Güterhändler sind dabei Unternehmen, die gewerbliche Güter verkaufen, – dazu gehören also auch ganz „normale“ Mittelstandunternehmen – und sind damit auf einen überwiegenden Teil der Unternehmen anzuwenden. Bisher lässt sich allerdings beobachten, das eine Vielzahl der Complianceverantwortlichen noch nicht weiß, ob und in inwiefern die Vorschriften des GwG umzusetzen sind.

Was ist überhaupt Geldwäsche?

Geldwäsche beschreibt das Einschleusen von Geldern stammend aus kriminellen Handlungen (wie z. B. Drogenhandel, Menschenhandel, o. Ä.) in den legalen Wirtschaftskreislauf. Dabei verläuft die Handlung der Geldwäsche üblicherweise in drei Phasen:

1. Placement

Einschleusen der illegalen Gelder in den Wirtschaftskreislauf. Dies geschieht beispielsweise durch die Einzahlung größerer Geldbeträge auf ein Bankkonto.

2. Layering

Verschleierung der Herkunft, um eine legale Herkunft vorzutäuschen. Diese Phase ist häufig sehr komplex und mit grenzüberschreitenden Transaktionen verbunden.

3. Integration

Rückführung der Gelder mit möglichst wenig Wertverlust und Investition in z. B. Luxusgüter wie Autos, Kunstwerke oder Schmuck. (Vgl. dazu auch https://www.bka.de/DE/UnsereAufgaben/Deliktsbereiche/Geldwaesche/geldwaesche_node.html.)

Wen betrifft das Geldwäschegesetz?

Wie eingangs erwähnt, sind eine Vielzahl von Unternehmen von den neuen Anforderungen des GwG betroffen. Diese werden im § 2 Abs. 1 Nr. 1–16 GwG als Verpflichtete i. S. d. GwG definiert. Dazu gehören neben dem klassischen Finanzsektor z. B. ebenfalls Veranstalter und Vermittler von Glückspielen, Immobilienmakler sowie Güterhändler.

Damit ist zunächst ein Großteil des deutschen Mittelstands vom GwG betroffen und aufgefordert sich mit den spezifischen Herausforderungen auseinanderzusetzen.

 Welche Anforderungen kommen auf Sie zu?

Grundsätzlich müssen Verpflichtete über ein Risikomanagement verfügen, welches wirksam Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verhindern kann und im Hinblick auf die Art und den Umfang der Geschäftstätigkeit angemessen ist, § 4 Abs 1 GwG. Dabei umfasst das Risikomanagement eine Risikoanalyse sowie interne Sicherungsmaßnahmen.

In der Risikoanalyse wird das pot. Risiko bewertet, für die Zwecke der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung benutzt zu werden. Von dieser Pflicht kann die Aufsichtsbehörde auf Antrag Unternehmen ausnehmen. Dazu müssen Sie jedoch nachweisen, dass Sie Ihre spezifischen Risiken kennen und verstanden haben!

Des Weiteren muss ein verantwortliches Mitglied der Leitungsebene benannt werden, welches die Risikoanalyse und die internen Sicherungsmaßnahmen genehmigt. Als Leitungsebene sollte hier die Ebene des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung verstanden werden.

Von der Pflicht zur Einrichtung eines Risikomanagements können nur Unternehmen ausgenommen werden, die keine Bargeldtransaktionen über 10.000 € tätigen oder entgegennehmen, § 4 Abs. 4 GwG. Eine Transaktion können jedoch auch mehrere Zahlungen sein, die zusammengenommen den Wert von 10.000 € erreichen (sog. Smurfing). Um Smurfing zu erkennen, muss das Personal entsprechend geschult sein und es müssen weitere angemessene Maßnahmen getroffen werden, um dieses zu erkennen.

 

Praxistipps
  • Analysieren Sie frühzeitig die Auswirkungen des Geldwäschegesetzes auf Ihr Geschäftsmodell und Ihre pot. Risiken.
  • Prüfen Sie inwieweit Sie Erleichterungen in Anspruch nehmen können.
  • Falls in Ihrem Unternehmen nicht das notwendige Know-how vorhanden ist, holen Sie sich frühzeitig externe Unterstützung.
  • Benennen Sie ein verantwortliches Mitglied auf Leitungsebene.
  • Fangen Sie frühzeitig an Ihre Mitarbeiter zu schulen.
  • Beginnen Sie Mechanismen zu etablieren, die dem Geldwäscherisiko angemessen begegnen können.

 

Beitragsnummer: 864

Richtiger Umgang mit unangekündigten Durchsuchungen durch Ermittlungsbehörden

Alexandra v. Stein-Lausnitz, Head of Compliance/Astrid Ruß, Compliance Manager Compliance & Corporate McKesson Europe, McKesson Europe AG

 

Unter gewissen Umständen haben eine Reihe verschiedener Behörden, wie Steuer- und Kartellbehörden, Zoll, Polizei oder Staatsanwaltschaft, die Befugnis Durchsuchungen in einem Unternehmen durchzuführen. Dabei stehen nicht nur große Konzerne im Fokus der Ermittlungsbehörden; vielmehr können auch mittelständische Unternehmen von einer unangekündigten Durchsuchung aus den unterschiedlichsten Gründen betroffen sein. Je nach Unternehmensgröße und -struktur empfiehlt es sich daher, entsprechende Vorkehrungen für diesen Ernstfall zu treffen. Dies wird erheblich dazu beitragen, die Rechte des Unternehmens im Rahmen einer Durchsuchung angemessen schützen zu können, die gebotene Kooperation mit den Behördenvertretern sicherzustellen sowie Einschränkungen des Geschäftsbetriebs zu minimieren.

Durchsuchung von Geschäftsräumen

Bei der meistens überraschend auftretenden Situation einer Durchsuchung werden in der Regel Akten, sonstige Datenbestände oder Dateien von den Beamten gesichtet, kopiert und/oder Dokumente, Festplatten oder sonstige Speichermedien mit relevanten Daten beschlagnahmt. Hierfür verteilen sich mehrere Beamte auf die Geschäftsräume, befragen Mitarbeiter, lassen verschlossene Aktenschränke öffnen und durchsuchen Schreibtische und Dienstfahrzeuge. Auch Privatgegenstände, wie etwa Handtaschen, können im Fokus der Behörden stehen, sofern sich diese in Geschäftsräumen befinden, die vom Durchsuchungsbeschluss umfasst sind.

Die Befugnisse der Beamten im Rahmen einer Unternehmensdurchsuchung können umfassend sein, so dass diese auch nicht durch eine Berufung auf z. B. das Hausrecht abgewendet und die Sichtung und Mitnahme von Dokumenten, Dateien oder Datenträgern nicht mit Bezugnahme auf enthaltende Geschäftsgeheimnisse oder das Datenschutzrecht verweigert werden können. Eine Behinderung der Ermittlungsbeamten kann zu schwerwiegenden Konsequenzen für das Unternehmen sowie dessen Mitarbeitern führen, so dass es ratsam ist, sich bereits im Vorfeld unternehmensintern auf das mögliche Scenario einer unangekündigten Unternehmensdurchsuchung vorzubereiten.

Vorbereitung im Unternehmen für den Ernstfall

Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, für alle Mitarbeiter allgemeine, auf die Durchsuchungssituation zugeschnittene Handlungsempfehlungen zu erstellen (z. B. in Form einer Richtlinie oder eines Flyers), die entweder direkt verteilt oder auf unternehmensinternen Laufwerken oder dem Intranet für jedermann zugänglich hinterlegt werden. Ein solches Dokument sollte zum einen Empfehlungen bezogen auf beispielsweise die angemessene Kooperation mit den Beamten, die Übergabe von angeforderten Dokumenten und das strikte Unterlassen von Aktenvernichtungen zum Inhalt haben. Zum anderen sollte darüber hinaus auch das richtige Verhalten der Mitarbeiter im Nachgang zur eigentlichen Durchsuchung abgedeckt sein (z. B. keine Brechung von Siegeln, Vertraulichkeit der Durchsuchung, Dokumentationspflichten). Wichtig ist auch der Hinweis an alle Mitarbeiter, wie mit Fragen der Beamten zur Person, zum Tatvorwurf oder hinsichtlich organisatorischer Aspekte umgegangen werden soll und wann Rechtsbeistand in jedem Fall hinzugezogen werden sollte.

Zusätzlich sollten Mitarbeiter, die in der Regel unmittelbar mit den Ermittlungsbeamten konfrontiert werden, mit speziellen, auf ihren Bereich zugeschnittenen Handlungsempfehlungen ausgestattet werden. Dies trifft insbesondere auf  Mitarbeiter vom Empfang und Objektschutz, Geschäftsführer, Einkaufsleiter und Leiter der IT zu. Es sollten zudem Mitarbeiter darauf vorbereitet werden, die Beamten im Rahmen der Durchsuchung zu begleiten und Notizen bezüglich gestellter Fragen, der durchsuchten Geschäftsräume und der kopierten oder beschlagnahmten Dokumente, sofern möglich, anzufertigen.

Bei der Erstellung der speziellen Handlungsempfehlungen sollte aufgrund der immer bedeutsamer werdenden Schlüsselrolle der IT in Zeiten von ausgelagerten Servern und Systemen und externen IT-Dienstleistern ein besonderes Augenmerk auf diesen Bereich gelegt werden, um den behördlichen Aufforderungen nach bestimmten Dokumenten/Daten nachkommen zu können. Dafür sollte ein intensiver Austausch mit den IT Kollegen erfolgen, um diese auch auf mögliche Forderungen der Behörden (z. B. nach Administratorzugriffsrechten, Erklärungen zur IT-Organisation/Umgebung/Architektur, Sperrung von IT-Sitzungen, Zugriff auf bestimmte E-Mail-Konten einer kleinen Zahl von Personen oder nach der Datenextraktion von ausgelagerten Systemen) vorzubereiten.

Gemeinsam mit den Handlungsempfehlungen sollten die Kontaktnummern der wichtigsten Ansprechpartner im Unternehmen im Falle einer Durchsuchung kommuniziert werden. Auch sollte in dieser Kommunikation die Nummer eines externen Rechtsanwaltes für den Fall nicht fehlen, dass es die Durchsuchungsbeamten aus ermittlungstaktischen Gründen nicht gestatten, dass interne Ansprechpartner über das Eintreffen der Beamten informiert werden. Aufgrund des gesetzlichen Anspruches auf einen Rechtsbeistand kann dies nicht für einen Anruf bei einem externen Rechtsanwalt gelten.

 

Praxistipps

In der Regel bereiten sich Ermittlungsbehörden auf eine durchzuführende Durchsuchung intensiv vor und haben zusätzlich das Überraschungsmoment auf ihrer Seite. Daher sollten auch Unternehmen Vorkehrungen treffen, damit die Mitarbeiter trotz des „Überrumpelungseffekts“, den eine unangekündigte Durchsuchung für gewöhnlich mit sich bringt, angemessen reagieren können und so stressbedingtem Fehlverhalten unternehmensseitig entgegen gewirkt werden kann. Hierfür eignen sich folgende im Vorfeld zu treffende Maßnahmen:

  • Legen Sie die unternehmensinternen Verantwortlichen für den Fall einer unangekündigten Durchsuchung fest und kommunizieren Sie deren Kontaktnummern im Unternehmen.
  • Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter angemessen auf den Ernstfall vor und geben Sie Ihnen Handlungsempfehlungen für den Fall einer Durchsuchung mit an die Hand. Dies gilt insbesondere für die Mitarbeitergruppen, die für gewöhnlich direkten Kontakt mit den durchsuchenden Beamten haben (Empfang/Objektschutz, Geschäftsführer, Leiter der IT, Mitarbeiter, die die Beamten während der Durchsuchung begleiten).
  • Stellen Sie sicher, dass Ihnen im Ernstfall einer Durchsuchung – abhängig vom erhobenen Vorwurf – rechtliche Unterstützung zur Seite steht oder zumindest unmittelbar im Anschluss.

 

Beitragsnummer: 783

Das neue Transparenzregister

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Christoph J. Schürmann, Rechtsanwalt, Kanzlei SP§P Schiffer & Partner, Bonn

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Zur Umsetzung der 4. EU-Geldwäscherichtlinie ist am 26.06.2017 das neue Geldwäschegesetz (GwG) in Kraft getreten. Dieses regelt u. a. die Einrichtung eines neuen elektronischen Transparenzregisters (§§ 18 ff. GwG) mit entsprechenden Meldepflichten. Das Transparenzregister soll der „Erfassung und Zugänglichmachung von Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten“ dienen. Die Frist zur Ersteintragung endete am 01.10.2017.

Wer ist von Eintragungspflichten betroffen?

Grundsätzlich zur Eintragung verpflichtet sind alle juristischen Personen des Privatrechts (z. B. Verein, GmbH, AG, Stiftung) und eingetragene Personengesellschaften (z. B. OHG, KG, PartG). Verpflichtet sind darüber hinaus Verwalter von Trusts und Treuhänder nichtrechtsfähiger Stiftungen oder vergleichbarer Rechtsgestaltungen mit Sitz in Deutschland. Dabei gelten keine Ausnahmen für steuerbegünstigte Körperschaften oder Sondervermögen! Als einzige wesentliche Gesellschaftsform in der Praxis ist die GbR nicht von den Eintragungspflichten erfasst.

Was ist in das Register einzutragen?

In das Register einzutragen sind jeweils Name, Geburtsdatum, Wohnort und „Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses“ der wirtschaftlich Berechtigten. Wirtschaftlich Berechtigte i. S. d. GwG sind nur natürliche Personen, und zwar solche, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die betreffende Vereinigung oder Rechtsgestaltung letztlich steht oder auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird (§ 3 Abs. 1 GwG). Das sind insbesondere Personen, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile oder der Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben. Mittelbare Kontrolle kann auch bei „Beteiligungsketten“ unter Zwischenschaltung von Vereinigungen als Anteilseigner vorliegen, wenn eine natürliche Person am Ende beherrschenden Einfluss auf diese ausübt. Ist nach dem Vorstehenden kein wirtschaftlich Berechtigter zu ermitteln, gelten gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner als „fiktive“ wirtschaftlich Berechtigte (§ 3 Abs. 2 GwG). Bei Stiftungen und „Treuhandgestaltungen“ sind wirtschaftlich Berechtigte beispielsweise der Treugeber, die Mitglieder des Stiftungsvorstands oder Personen, die nach der Satzung als Begünstigte bestimmt sind (§ 3 Abs. 3 GwG). Als „Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses“ ist in das Register einzutragen, woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt

Ausnahmen von der Meldepflicht

In bestimmten Fällen regelt das GwG Ausnahmen, die eine grundsätzlich bestehende Meldepflicht zum Transparenzregister entfallen lassen. Nach der „Meldefiktion“ des § 20 Abs. 2 Satz 1 GwG gilt die Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister als erfüllt, wenn sich die für das Transparenzregister erforderlichen Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten aus entsprechenden Dokumenten ergeben, die bereits elektronisch aus einem anderen Register (z. B. Handelsregister) abrufbar sind. Ob das der Fall ist, muss im Einzelfall genau geprüft werden. Für alle rechtsfähigen und nichtrechtsfähigen Stiftungen kann diese Meldefiktion jedenfalls nicht eingreifen, da ein entsprechendes „Stiftungsregister“ (bisher) nicht existiert.

Wie sind die Eintragungen vorzunehmen?

Die Eintragungen sind ausschließlich online auf der vom Bundesanzeiger Verlag geführten Website www.transparenzregister.de von den Verpflichteten selbst vorzunehmen. Nach einer zweistufigen Registrierung können dort mit entsprechenden Eingabemasken transparenzpflichtige Rechtseinheiten angelegt werden, zu denen jeweils der oder die wirtschaftlich Berechtigte(n) einzutragen sind.

Offene Fragen

Die Regelungen des GwG zum neuen Transparenzregister werden in der Praxis zu Recht erheblich kritisiert. Der an vielen Stellen unklare Gesetzeswortlaut führt zu vielen offenen Fragen, auf die an dieser Stelle nicht näher eingegangen werden kann. Oft ist den potentiell Betroffenen nicht klar, ob und inwieweit eine Eintragungspflicht besteht. Das Bundesverwaltungsamt hat zwischenzeitlich auf seiner Website (www.bva.bund.de) einige Hinweise als „FAQ“ zum Transparenzregister veröffentlicht, die aber nicht in allen Fällen weiterhelfen. Rechtsverordnungen zu Einzelheiten der Gebühren und zur Einsichtnahme in das Register stehen noch aus. Es bleibt festzuhalten, dass der Gesetzgeber mit dem neuen Transparenzregister ein augenscheinlich noch nicht ausgereiftes Regelwerk geschaffen hat, das trotz vieler Unklarheiten potentiell sehr weitreichende Verpflichtungen begründet. Gleichwohl sind die gesetzlichen Pflichten so gut es geht zu erfüllen, allein schon um entsprechende Bußgelder zu vermeiden.

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Praxistipps
  • Grundsätzlich sind alle Rechtsformen in Deutschland (außer die GbR) von Eintragungspflichten des Transparenzregisters betroffen.
  • Ausnahmen können gelten, wenn die erforderlichen Angaben bereits aus einem anderen Register elektronisch abrufbar sind.
  • Die Eintragung ist von den Verpflichteten selbst auf der Website des Transparenzregisters (transparenzregister.de) vorzunehmen.
  • Viele Einzelfragen zur Auslegung des oft unklaren Gesetzeswortlauts sind in der Praxis noch offen. Erste Hinweise finden sich als „FAQ“ auf der Website des Bundesverwaltungsamtes (bva.bund.de).
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Beitragsnummer: 781