Die elektronische Kreditakte – Make or buy?

Thomas Hassel, Fachverantwortlicher Prozess- und Effizienzmanagement, Westerwald Bank eG

Sie haben sich für die Einführung der elektronischen Kreditakte entschieden – herzlichen Glückwunsch dazu, denn die Annehmlichkeiten und prozessualen Effekte dieser Lösung mögen Sie schon bald nicht mehr missen. Kaum haben Sie jedoch diese Entscheidung getroffen, steht auch schon bereits die nächste an. Wollen Sie selbst digitalisieren oder dies durch einen Dienstleister abwickeln lassen? Die nachfolgenden Abschnitte stellen Vor- und Nachteile der jeweiligen Varianten gegenüber.

Kreditaktendigitalisierung im eigenen Haus

Zunächst einmal ist es wichtig zu klären, ob ausreichend personelle Ressourcen zur Verfügung stehen. Eine Digitalisierung durch die verantwortlichen Kreditsachbearbeiter ist natürlich möglich, aber aus unserer Erfahrung heraus keine zwingende Voraussetzung. Halten Sie ggf. auch in anderen Bereichen nach geeignetem Personal Ausschau. Klare Empfehlung ist hierbei die vollständige Digitalisierung der Akten, die idealerweise je nach Menge möglichst als Ganzes in einem Rutsch durchgeführt wird. Eine Digitalisierung neben dem Tagesgeschäft ist möglich, führt aber in der Regel zu einem verlängerten Umstellungszeitraum. Je länger die Übernahme andauert, umso anstrengender wird es für die Sachbearbeiter immer wieder zu prüfen, ob die Akte nun bereits digitalisiert ist oder ob man noch herkömmlich in Papier abheften muss. Haben Sie ausreichende personelle Ressourcen? Sehr schön. Wie sieht es denn mit den vorhandenen Räumlichkeiten aus? Haben Sie ausreichend Platz für Scanner und/oder Indizierungsarbeitsplätze, die idealerweise im gleichen Gebäude wie die Kreditakten vorgehalten werden sollten? Bitte bedenken Sie, dass sowohl die personellen wie auch die räumlichen und technischen Ressourcen Kosten verursachen. Diese gilt es im Vergleich mit den Stückpreisen bzw. dem Festpreis-Angebot des Dienstleisters zu vergleichen. Eindeutiger Vorteil bei der Do-it-yourself-Lösung ist, dass Sie im Gegensatz zur Auslagerungsvariante geringere Berührungspunkte zu sicherheitstechnischen und regulatorischen Anforderungen und Fragestellungen haben.

SEMINARTIPPS

Kreditprozesse: Schlanker • Kostengünstiger • Automatisiert, 16.04.2018, Frankfurt/M.

Elektronische Kreditakte, 17.04.2018, Frankfurt/M.

Prozessprüfungen im Kreditgeschäft, 18.04.2018, Frankfurt/M.

Auslagerung der Kreditaktendigitalisierung

Es existieren mittlerweile einige Dienstleister, die für Sie die Digitalisierung der Kreditakte durchführen. Eindeutiger Vorteil hierbei ist, dass Sie weniger personelle Ressourcen für die Digitalisierung zur Verfügung stellen müssen. Dennoch ist teilweise Personal für die Aufbereitung der Akten, für die Vorab- oder nachgelagerte Kontrolle und für die Begleitung des Projektes/des Dienstleisters erforderlich. Häufig sieht der Prozess folgende Vorgehensweise vor:

Die Kreditakten werden in der Bank vorbereitet, verpackt und anschließend durch den Dienstleister in das Scanzentrum verbracht. Dort angekommen werden die Akten nach Vorgabe der Bank gescannt und indexiert. Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden im Anschluss wieder zurück zur Bank gebracht, wo bereits wieder die nächste Lieferung auf den Dienstleister wartet. Hierbei ist es ebenfalls wichtig, dass für einen ständigen Fluss der Kreditakten gesorgt wird, damit auch hier keine Leerzeiten entstehen und das Projekt zügig abgewickelt wird. Was macht man, wenn die Kreditakte, die aktuell vom Sachbearbeiter benötigt wird, sich gerade beim Dienstleister befindet? Hier kann vertraglich vereinbart werden, dass eine bevorzugte Abarbeitung im Scanzentrum gewährleistet werden kann. Natürlich sollte das nur in Ausnahmefällen vorkommen.

Bei Vereinbarung eines Blattpreises können Sie hier die tatsächlichen Kosten aufwandsorientiert abrechnen. Dies ist insbesondere hilfreich, da Sie ja in der Regel die Anzahl der Blätter zunächst einmal nur abschätzen können. Daneben ermöglicht Ihnen diese Vorgehensweise, bei der Aufbereitung und Verpackung der Kreditakten nochmal kurz in die Akte zu schauen und große Blöcke von veralteten Unterlagen vorab bereits zu entfernen (z. B. wirtschaftliche Unterlagen älter als fünf Jahre). Auf diese Weise könnten Sie nochmal das Blattvolumen reduzieren und dabei bares Geld sparen. Leider gibt es aber auch bei der Auslagerung einige Herausforderungen. Zunächst einmal muss sich die Bank kulturell und risikoorientiert mit der Tatsache auseinandersetzen, dass die Akten inklusive der darin befindlichen Urkunden und Verträge das Haus verlassen. Hier ist vorab eine Risikoanalyse bzgl. eines möglichen Verlustes durchzuführen und ggf. sind hier geeignete Schutzmaßnahmen zu veranlassen. Daneben sind die Anforderungen der MaRisk an die Auslagerung von Geschäftsprozessen bis hin zur datenschutzkonformen Vernichtung der Unterlagen zu beachten und deren Einhaltung durch den Dienstleister zu beurteilen.

PRAXISTIPPS

  • Erstellen Sie für die Make-Or-Buy-Entscheidung eine Gegenüberstellung. Wo sind Vor- bzw. Nachteile der jeweiligen Lösung? Welche Lösung ist günstiger? Welche Lösung ist schneller?
  • Für die Digitalisierung im Haus werden nicht zwingend ausschließlich Kreditsachbearbeiter benötigt. Gut definierte Standards und ein Experte, den man in Problemfällen zu Rate ziehen kann, reichen in der Regel für eine einheitliche Ablage aus.
  • Setzen Sie sich bei der Auslagerung mit den Anforderungen der MaRisk auseinander. Handelt es sich hierbei um wesentliche Geschäftsprozesse Ihres Hauses?
  • Berücksichtigen Sie, dass bei der Auslagerung unter Umständen stärkere/umfangreichere Kontrollen als bei der Inhouse-Digitalisierung zu erwarten sind.
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