Digitalisierungsoffensive für die Interne Revision

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Jan Meyer im Hagen, CIA, Direktor/Bereichsleiter Revision, Sparkasse Paderborn-Detmold

Nach den „Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision“ (IPPF des IIA) sollte die Interne Revision als Bestandteil des Risikomanagements die Geschäftsleitung bei der Erreichung der Unternehmensziele unterstützen. Dabei sollen Abweichungen, Schwierigkeiten und Risiken aufgezeigt und durch die Vereinbarung sachgerechter Maßnahmen Mehrwerte geliefert werden. Aus dieser engen Bindung der Revisionstätigkeit an die strategische Ausrichtung des Unternehmens ergibt sich der Grundsatz, dass die Interne Revision dem Betrieb folgt und nicht umgekehrt. Die Prüfungsinhalte und Prüfungsziele werden aus diesem Grund auch mindestens jährlich von der Geschäftsleitung genehmigt.

Bei der Prüfungsplanung und Prüfungsdurchführung hat die Interne Revision unter Beachtung aufsichtsrechtlicher Vorgaben und der Revisionsstandards moderne und wirksame Methoden einzusetzen. Gleichzeitig sind in den vergangenen Jahren die Anforderungen an die Interne Revision stetig gestiegen. Bei der Erfüllung des Prüfungsziels „Ordnungsmäßigkeit“ gilt es im Bereich der Finanzwirtschaft immer mehr und sich schneller verändernde Rahmenbedingungen der Bankenaufsicht zu beachten. Das Prüfungsziel „Wirtschaftlichkeit“ ist, spätestens seit dem aus der anhaltenden Niedrigzinsphase resultierendem Ertrags- und Kostendruck, von wachsender Bedeutung. Festzustellen ist allerdings, dass es einigen Revisoren zunehmend schwerfällt, im Zeitalter der Digitalisierung und der disruptiven Geschäfts- und Prozessentwicklung den geänderten Anforderungen auf sachgerechte Art und Weise zu begegnen.

SEMINARTIPP

  Automatisierung der IR-Prüfungsprozesse durch Digitalisierung, 05.12.2018, Köln.  

Gerade im Bereich der Projektrevision sehen sich die Revisoren im Rahmen ihrer Ex-ante-Prüfungen in vielen Instituten mit neuen Methoden des agilen Projektmanagements konfrontiert. Die Entwicklung neuer Kundenprodukte und die Reorganisation von Geschäftsprozessen werden häufig nach der agilen Methodik „Scrum“ entwickelt bzw. durchgeführt. Dabei werden komplexe Projekte in Arbeitspakete, sog. Sprints zerlegt, die innerhalb eines überschaubaren Zeitraums zu präsentablen Ergebnissen führen sollen. Bei der Ableitung von Sprints werden geänderte Rahmenbedingungen – etwa aufgrund geänderter Kundenbedürfnisse bzw. regulatorischer Anforderungen – fortlaufend, also agil, berücksichtigt. Aufgrund fehlender Hierarchien und dynamischer Strukturen, kann die Prüfung der Internen Revision vor dem Hintergrund begrenzter Ressourcen nur schwer sämtliche Aspekte und Arbeitsschritte innerhalb der Sprints erfassen. Für die Begleitung agiler Projekte wird daher empfohlen, Aspekte der Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit bei der Initiierung und Fortschreibung des Backlogs, das ist die Summe der noch offenen projektbezogenen Aufgaben, einzubringen. Im Rahmen eines späteren Soll-Ist-Vergleichs können dann sowohl die Sprintergebnisse als auch das Gesamtergebnis mit den fortgeschriebenen Anforderungen verglichen werden. In diesem Fall müssen auch bei wesentlichen Projekten nicht alle Entwicklungsstadien im Rahmen der Sprints begleitet werden.

Ein weiterer Handlungsschwerpunkt der Internen Revision hinsichtlich einer ausreichenden „Digitalisierungs-Fitness“ ist der Ausbau einer den digitalen Strukturen der zu prüfenden Prozesse angemessenen technisch-organisatorischen Ausstattung der Internen Revision. Die Dokumentation von Prozessschritten und -ergebnissen in Papierdokumenten – auch wenn diese später optisch archiviert werden – gehört künftig wohl endgültig der Vergangenheit an. Vielmehr verwendet bzw. erzeugt ein Geschäftsprozess Daten aus bzw. in verschiedenen Systemen und Quellen, die auf logische Art und Weise durch Prozessschritte miteinander verknüpft werden. In zunehmendem Maß werden Geschäftsprozesse auch von Robotern (RBA = Robotic-process-automation) bearbeitet. Dabei können sich aus System- bzw. Programmfehlern gravierende Auswirkungen für das Unternehmen ergeben. Da das Erkennen derartiger Fehler auf klassischem Wege (Prüfung von Akten und Dokumenten) nicht mehr oder nur schwer möglich ist, muss der Revisor über ein ausreichendes Verständnis dieser Prozessketten und entsprechendes Know-how über moderne Tools der Datenanalyse verfügen. Die risikoorientierte Prüfung von RBA-Prozessen kann nur mittels Massendatenanalysen gelingen.

Daher stellen die agilen Arbeitsweisen und die zunehmende Technisierung auch erhöhte Anforderungen an die Qualifikation der Mitarbeiter der Internen Revision. Dabei kann folgender Grundsatz gelten: Weniger Quantität und mehr Qualität bei gleichzeitig besserer technischer Ausstattung. Diese Investitionen in die Technik einerseits und die Qualifikation der Mitarbeiter andererseits ist natürlich nicht zum Nulltarif zu bekommen und bedarf einer zielgerichteten Budget- und Personalplanung.

 

Abb. Einsatz agiler Instrumente im Rahmen der Revisionsprozesse

Zuletzt stellen sich viele Führungskräfte und Mitarbeiter der Internen Revision die Frage: „Können wir von den agilen Arbeitsweisen, welche sich im Unternehmen etablieren, für die Weiterentwicklung der Organisation der Revisionsprozesse lernen?“. Diese Frage kann mit einem eindeutigen „Ja“ beantwortet werden. Beispielsweise können die Sprints der Scrum-Methode für die Organisation von komplexen Teamprüfungen eingesetzt werden. Außerdem kann im Rahmen der Prüfungsplanung (Gesamtplanung bzw. Planung auf Auftragsebene) sowie zur Organisation des Informationsaustauschs während der Prüfungsdurchführung auf agile Methoden wie Kanban oder Design-Thinking zurückgegriffen werden. Diese Methoden, die vorrangig für die Entwicklung und Begleitung von IT-Projekten konzipiert wurden, sollten in diesem Fall auf die Bedürfnisse der jeweiligen Internen Revision und der Organisation angepasst und sinngemäß angewendet werden. Wenn man unterstellt, dass eine funktionsfähige Interne Revision auch ohne Scrum und Kanban stets auf Veränderungen der externen und internen Rahmenbedingungen, z. B. durch eine veränderte Prüfungsplanung, reagieren sollte, wird sehr schnell klar, dass die Interne Revision im Grunde schon immer agil war bzw. sein musste. Dennoch lohnt sich eine Auseinandersetzung mit aktuellen Methoden, um frischen Wind in ggf. eingefahrene Strukturen innerhalb der Internen Revision zu bringen.

PRAXISTIPPS

  • Auch bei der Prüfung agiler Projekte sollte die Internen Revision auf die Erreichung der Projektziele im Hinblick auf Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit achten. Feststellungen und Maßnahmen müssen in diesen Fällen zeitnah kommuniziert werden.
  • Zur Erreichung einer zukunftsfähigen Internen Revision sind Investitionen in Personal und Technik notwendig.
  • Die Mitarbeiter der Internen Revision sollten neben einem ganzheitlichen Prozessverständnis auch die technischen Möglichkeiten der Prüfungsdurchführung, wie die Methoden der Massendatenanalyse, beherrschen.
  • Agile Arbeitsmethoden können frischen Wind in die Prozesse der Internen Revision bringen und dabei die erfolgreiche Zusammenarbeit von Prüfungsteams fördern.
 

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