Einführung Prozessmanagement mit integriertem IKS

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Daniela Kress, M.Sc., Abteilungsleiterin Organisationsmanagement I Direktorin, Internationales Bankhaus Bodensee AG

Für den Umgang mit Herausforderungen des Finanzmarktes sowie den Anforderungen der Aufsicht werden klare Strukturen in einer Bank immer wichtiger. Als Grundlage dafür ist die Einführung eines stringenten Prozessmanagements unverzichtbar. Neben der spürbaren Verbesserung des Ergebnisses für den Kunden wird durch die Strukturierung der Abläufe die tägliche Arbeit der einzelnen Mitarbeiter erleichtert und somit effizienter. Darüber hinaus wird durch ein ganzheitliches Prozessmanagementsystem die Erfüllung von aufsichtsrechtlichen Anforderungen – unter anderem an das interne Kontrollsystem (IKS) – mit nutzbringenden Erkenntnissen für die Bank verbunden.

Was ist bei der Einführung eines ganzheitlichen Prozessmanagements mit integriertem internen Kontrollsystem wichtig?

Grundlagen des Prozessmanagements schaffen

Grundvoraussetzung ist eine einheitliche Sichtweise aller Beteiligten auf die Aktivitäten im Unternehmen. Dies wird durch eine Prozesslandkarte erfüllt. Die Prozesslandkarte sorgt für Vollständigkeit und schafft Transparenz über die durchgeführten Tätigkeiten. Um eine übersichtliche Steuerungsgrundlage zu erhalten, sollten die Einzelprozesse in eine überschaubare Anzahl an Prozessbündeln gegliedert werden.

Durch ein Rollenmodell werden klare Verantwortlichkeiten definiert und implementiert. Jedem Prozess ist ein Prozessverantwortlicher zugeordnet, welcher alle mit dem Prozess zusammenhängenden Themen steuert. Dies beinhaltet die Pflege von Organisationsrichtlinien, allen mit dem Prozess verbundenen Dokumenten und Formularen sowie die Steuerung von Auslagerungen, IT-Systemen, externen (rechtlichen) oder internen (strategischen) Veränderungen und der IKS-Instrumente für den jeweiligen Prozess. Ist die Verantwortung für diese Themen jeweils bei einer Person, hat diese einen gesamtheitlichen Überblick und Schnittstellen bei der Abstimmung werden reduziert. Der Prozessverantwortliche sollte mit der Kompetenz ausgestattet werden, Entscheidungen zu seinem Prozess treffen und somit die Abläufe im Unternehmen bedeutend gestalten zu können. Eine enge Zusammenarbeit erfolgt dabei mit dem zentralen Prozessmanagement, welches die bankübergreifenden Methoden verantwortet und kontinuierlich weiterentwickelt. In der Praxis lässt sich häufig beobachten, dass die Übernahme von Verantwortung für einen kompletten End-to-End-Prozess über Grenzen von Organisationseinheiten hinweg ein Umdenken bei den Beteiligten erfordert. Nur durch die konsequente Betrachtung des Gesamtprozesses ist es möglich, Schnittstellen zu optimieren und eine vollständige Prozesssteuerung zu gewährleisten.

Prozesse modellieren und Kontrollen integrieren

Prozesse können erst dann vollumfänglich gesteuert werden, wenn sie transparent sind und alle Beteiligten darüber dasselbe Verständnis haben. Daher sollten sie in Prozessdiagrammen modelliert werden. Prozessdiagramme beinhalten die prozessualen Kontrollen mit Details zu ihrer Ausgestaltung und Ausführung. In voller Konsequenz wird durch eine Prozessmodellierung auf Basis der Prozesslandkarte die schriftlich fixierte Ordnung in Form von oftmals aufbauorganisatorisch orientierten Arbeitsanweisungen abgelöst und somit deutlich präzisiert und verschlankt.

Das interne Kontrollsystem prozessual ausrichten

Ein internes KontrollSYSTEM umfasst neben Kontrollen auf Prozessebene auch organisationsübergreifende Managementaktivitäten. Die Herausforderung für ein effektives und effizientes IKS liegt darin, das gesamte System einheitlich zu gestalten und mit der Prozesswelt zu harmonisieren. Ein wichtiger Erfolgsfaktor dabei ist die enge Zusammenarbeit aller Rollen im IKS, um ein einheitliches Risiko- und Kontrollverständnis zu etablieren. Die gemeinsame Durchführung von Workshops zur Besprechung von IKS-relevanten Themen ist eine Möglichkeit dafür. Die eingesetzten IKS-Instrumente sollten so entwickelt werden, dass alle beteiligten Funktionen einen Nutzen davon haben und möglichst wenig redundante Aktivitäten erforderlich sind. Grundlage sind stets die einheitlich definierten Prozesse der Prozesslandkarte, für die z. B. gemeinsam die Wesentlichkeit ermittelt wird.

Ein typischer IKS-Kreislauf sieht vor, dass der Prozessverantwortliche auf Grundlage seiner Prozessmodelle unter Berücksichtigung der Risiken und gesetzlichen Anforderungen jährlich die Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der Kontrollen mittels Kontrolltests überprüft. Hierdurch sollen Risiken im Prozess frühzeitig erkannt und Kontrollen entsprechend ausgerichtet werden. Für jeden Prozess wird eine Angemessenheitserklärung abgegeben, welche durch die IKS-Evidenzstelle qualitätsgesichert und zum IKS-Bericht auf Gesamtebene konsolidiert wird. Dadurch wird das Gesamtsystem für die Geschäftsführung transparent. Die IKS-Instrumente sollten so konzipiert sein, dass sie zum einen die aufsichtsrechtlichen Anforderungen erfüllen, aber zugleich auch einen möglichst hohen Nutzen für die Bank bringen, z. B.durch das Erkennen von Optimierungspotenzialen in Prozessen.

 

 SEMINARTIPPS

Effektive IKS-Kontrolltests, 11.04.2019, Frankfurt/M.

Prozesse/Orga-Handbuch und IKS, 20.-21.05.2019, Berlin.

IKS Kompakt: Organisatorische & Prüfungsseitige Knackpunkte, 20.11.2019, Berlin.

IKS-Prüfungen durch die Bundesbank, 06.11.2019, Hamburg.

 

Das System nachhaltig verankern und laufend optimieren

Die Einführung eines Prozessmanagement-Systems mit integriertem IKS ist keine einmalige Aktivität, sondern ein laufender Prozess. Eine Prozess- und Risikokultur entwickelt sich fortlaufend weiter und wird durch ständiges Training aller beteiligten Rollen in der Praxis optimiert. Wichtige Erfolgsfaktoren sind: bei internen oder externen Veränderungen alle am Prozess Beteiligten einbeziehen und das geschaffene System dauerhaft aktuell halten. Nach dem hohen Einführungsaufwand wird der Nutzen aus den einzelnen Bausteinen des Prozessmanagements mit integriertem IKS nach und nach spürbar: transparentere und effizientere Abläufe sowie eine frühzeitige Risikoidentifikation und -steuerung führen zu positiven Auswirkungen für jeden einzelnen Mitarbeiter und für die gesamte Bank.

PRAXISTIPPS

  • Stringentes Prozessmanagement im Unternehmen zu leben erfordert ein Umdenken: Binden Sie die Mitarbeiter eng in den Veränderungsprozess ein.
  • Richten Sie alle Ihre IKS-Aktivitäten auf einheitliche Prozessdefinitionen aus.
  • Planen Sie ausreichend Zeit für die Einführung ein: Haben Sie das Zielbild fest im Blick, gehen Sie jedoch in kleinen Schritten voran, um die Bank und die einzelnen Mitarbeiter nicht zu überfordern.
  • Die Rolle der Prozessverantwortlichen ist eine sehr bedeutende: Statten Sie diese mit ausreichend Entscheidungskompetenz und Kapazität zur Ausübung ihrer Aufgaben aus.

 

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