Flexible Möglichkeiten der Prozessgestaltung – ein Segen?

Sparkassen können einheitliche Prozesse nutzen und damit den Herausforderungen im Bankenumfeld auf der Kostenseite begegnen

Peter Homann, Bereichsleiter Organisation und Betrieb, Sparkasse Dortmund

Für Sparkassen gibt es viele Wege, einen Kundenwunsch zu erfüllen. Die Bandbreite an Möglichkeiten der Gestaltung und Administration von Prozessen ist groß, allerdings oft auf Kosten der Effizienz: Prozesse werden komplex und deren Bearbeitung damit teuer. Die 385 Sparkassen (Stand 31.12.2018) haben überspitzt formuliert ebenso viele Möglichkeiten, den grundsätzlich gleichen Kunden- und Institutswunsch prozessual unterschiedlich abzubilden.

Konnten sich die Sparkassen dies vor vielen Jahren noch leisten, ist es vor dem Hintergrund der bekannten Herausforderungen (Änderung Kundenverhalten, Niedrigzinsphase, steigende Anforderungen der Regulatorik, disruptive Technologieentwicklungen) ein Luxus, der nicht mehr gelebt werden kann – und auch nicht weiter gelebt wird.

Die Initiative „PPS“

Aus verschiedenen regionalen Projekten und Initiativen hat sich über mehrere Jahre die bundesweite Initiative „ProzessPlus für Sparkassen (PPS)“ entwickelt.

Das grundsätzliche Ziel dieser Initiative ist die Gestaltung von effizienten und gleichzeitig praxisorientierten Geschäftsprozessen, die zudem eine Unterstützung bei der Umsetzung der Strategien und IT-Entwicklungen aus der Sparkassenfinanzgruppe sowie der Regulation gewährleisten. Zum Beispiel fördert dies eine Umsetzung der Modellorganisationen des DSGV und eine möglichst optimale Nutzung des Kernbanksystems der Sparkassen, OSPlus.

Gesteuert wird die dezentrale Erstellung und Pflege der PPS-Prozesse durch das ProzessPlusCenter (PPC) beim DSGV. Daneben gewährleistet das PPC die Einhaltung von Standards und Konventionen und verantwortet die bundesweite Kommunikation der Ergebnisse. Ebenso ist das PPC für die PPS-Prozesslandkarte verantwortlich, die alle relevanten Prozesse beinhaltet und damit das wesentliche Ordnungsinstrument für die Prozesse darstellt.

Die Prozesslandkarte umfasst auf der untersten Ebene 1.250 Einzelprozesse, von denen rd. 850 veröffentlicht wurden (Stand 31.12.2018). Neben der laufenden Pflege sollen in 2019 rd. 50 neue Prozesse veröffentlicht werden. Zusätzlich zu den Kundenprozessen werden auch Steuerungs- und Unterstützungsprozesse standardisiert, wobei der Fokus zunächst auf den Kundenprozessen lag – zum einen möchten Sparkassen als Dienstleister hier natürlich optimal aufgestellt sein, zum anderen sind hier aufgrund der Anzahl an Vorgängen pro Tag die größten Effizienzpotenziale zu vermuten.

SEMINARTIPPS

Schlanke § 18 KWG-Prozesse, 24.09.2019, Frankfurt/M.

Prozessorientierte Prüfungslandkarten & Berichte für die Revision, 24.09.2019, Köln.

Prozess- & Datenorientierte Schutzbedarfsanalyse, 04.11.2019, Wiesbaden.

Prüfung Auslagerungsprozesse nach AT 9 und EBA-Vorgaben, 04.11.2019, Köln.

Prozess- & Aufgabenbezogenes Berechtigungsmanagement, 05.11.2019, Wiesbaden.

An den Prozessen arbeiten sowohl Sparkassen als auch Verbände und Verbundunternehmen in einzelnen Produktionsteams. Die Ergebnisse der Produktionsteams werden über das PPC überwiegend in zwei jährlichen Releases zur Verfügung gestellt. Die Finanz Informatik, als zentraler IT-Dienstleister der Sparkassen für das Kernbanksystem, orientiert sich bei der Weiterentwicklung der Systeme an den PPS-Prozessen. Damit ist die Nutzung dieser Prozesse für die Sparkassen deutlich leichter umsetzbar, zusätzlich gewährleistet durch den Praxisbezug über die maßgeblich in den Produktionsteams vertretenen Sparkassen.

Ein Segen?

Einfache Antwort: Nein. Individualisierte Prozesse mögen in Einzelfällen im Kundenverkehr Vorteile bieten, insgesamt aber ist wegen der damit verbundenen Komplexität und höheren Kosten davon nur abzuraten. Dies gilt auch für Unterstützungsprozesse und im Grundsatz ebenfalls für Steuerungsprozesse.

PPS bietet deutliche Vorteile für das Prozessmanagement in den Sparkassen. Sicher ist der Aufwand in der Einführungsphase recht hoch – auch wenn wir behaupten, bereits im Standard zu arbeiten, hat doch jeder seinen eigenen Standard interpretiert. Im Anschluss überwiegen aber die Synergien durch die zentral entwickelten Prozesse mit entsprechender Berücksichtigung in den IT-Systemen und den geringeren Aufwänden für die Releasebearbeitung inkl. der Administration.

Für einen erfolgreichen Einsatz ist es erforderlich, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Vorteilen eines „Standards“ überzeugt werden, da dieser Begriff eher negativ besetzt ist. Über einen Hinweis auf das erfolgreich in den Sparkassen eingeführte intuitiv nutzbare Frontend für das Kundengeschäft, OSPlus_neo, sollte das leicht möglich sein und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Fordernden des Standards werden.

PRAXISTIPPS

  • Verankern Sie das Bekenntnis zum Standard in der Geschäftsstrategie und/oder der IT-Strategie und verbinden dies mit quantitativen Zielen, um den erforderlichen Umsetzungswillen zu entfalten.
  • Lassen Sie sich von dem Umfang der PPS-Prozesslandkarte nicht entmutigen, führen Sie diese in Ihrem Haus ein.
  • Quick-Win: Nach dem Einsatz von OSPlus_neo nutzen Sie in vielen Fällen bereits den PPS-Standard, hier ist ein Abgleich inhaltlich und zeitlich weniger aufwändig.
  • Soll es insgesamt schnell gehen, ist die Umsetzung als Projekt mit entsprechender Steuerung unabdingbar und setzt natürlich die entsprechenden Ressourcen voraus.

 

Beitragsnummer: 75911


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