Frankfurter Arbeitskreis Compliance & Governance: Erste Sitzung der Arbeitsgruppe Auslagerung

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Martin Daumann, Rechtsanwalt Head of Compliance, Degussa Bank AG Am 04.07.2018 fand auf Einladung der dwpbank die erste Sitzung der neu gegründeten Arbeitsgruppe Auslagerung statt. Daran nahmen insbesondere Experten der LBBW, der apoBank, der Degussa Bank, der Bank für Sozialwirtschaft sowie der Deutschen Leasing teil. Die Teilnehmer waren sich rasch in der gemeinsamen Zielsetzung einig. Primär solle die Arbeitsgruppe eine Plattform für den praktisch orientierten Austausch zum Schwerpunktthema Auslagerung darstellen, wie er themenübergreifen schon seit längerem im Frankfurter Arbeitskreis gepflegt werde. Darüber hinaus herrschte Konsens, dass die Arbeitsgruppe aus der Perspektive der Inhouse-Experten und Verantwortlichen in geeigneten Praxisfällen Positionen erarbeiten und einen Austausch bspw. mit der Aufsicht und Vertretern der Prüferseite suchen solle. Die Teilnehmer möchten zudem die Erkenntnisse aus der Arbeitsgruppe auch als Multiplikatoren in die Arbeit mit ihren jeweiligen Verbänden einfließen lassen. Zudem soll der Diskussionsstand der Arbeitsgruppe möglichst auch durch eine Veröffentlichung von Protokollen in die Meinungsbildung einfließen. Position der dwpbank zum Regulierungsstand Im zweiten Tagesordnungspunkt fasste Matthias Rozok die aktuellen Erfahrungen und Erkenntnisse der dwpbank rund um die Auslagerung zusammen. So habe die dwpbank nicht zuletzt von vielen Kundeninstituten das Feedback erhalten, dass in der Prüfung von Auslagerungssachverhalten hinsichtlich der Anforderungen bspw. an eine Risikoanalyse kaum zwischen der Auslagerung an beaufsichtigte Institute und an nicht beaufsichtigte Drittdienstleister unterschieden werde. Zudem bestehe bei Kunden wie Insourcern gleichermaßen zunehmende Besorgnis über redundante Anforderungen an die Steuerungs-, Kontroll- und Prüfungsaufgaben im Rahmen einer bestehenden Auslagerungsbeziehung. Die dwpbank plädiere dafür, dass Aufsicht und Prüfer im Sinne einer Entlastung der auslagernden Unternehmen stärker auf die Steuerungs- und Kontrollmechanismen des Insourcers abstellen sollen. Beim Ausblick auf künftige Regulierung solle der Gesetzgeber sich aus der aktuellen Position des Misstrauens und der Risikoüberschätzung hinausbewegen und auch die Vorteile von Auslagerung berücksichtigten, z. B. bei der standardisierten und damit auch aufsichtsfreundlichen Umsetzung von Regulatorik. Dies habe sich nicht zuletzt bei der Umsetzung der MiFID II zu Jahresbeginn erwiesen. Auslagerung sei damit eben in vielen Fällen gerade ein Instrument zur Risikoreduzierung, was auch aufsichtsrechtlich anerkannt werden müsse. Aufschaukelungseffekte in Prüfungen Im anschließenden Austausch zu aktuellen Erfahrungen wurde die Einschätzung eines Teilnehmers bestätigt, dass auch viele andere Institute die Erfahrung gemacht hatten, dass externe Prüfer nicht selten bereits das Abweichen von einer verbands- oder gesellschaftsinternen Prüfungscheckliste als Normabweichung thematisieren oder zumindest entsprechende Empfehlungen gäben. Damit erweise sich vielfach nicht das Gesetz oder die Aufsichtspraxis, sondern vielmehr die internen Standards und das Absicherungsbedürfnis der Prüfer als Praxisproblem. Zudem wurde die Einschätzung geteilt, dass die Prüfer die jeweils höchsten Standards zu Einzelfunktionen aus verschiedenen Häusern in Summe zur Benchmark für die nächste Prüfungsrunde machten. Hieraus resultiere ein „Aufschaukelungseffekt“, der insbesondere bei Dokumentationsstandards nicht wirtschaftlich umsetzbar und in der Regel auch nicht risikoangemessen sei. Chancen durch digitale Lösungen Eine intensive Diskussion ergab sich anschließend über die Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von digitalen Lösungen (v. a. Workflow-Applikationen) zur Steuerung und Kontrolle von Auslagerungsbeziehungen. Viele Teilnehmer favorisierten hier Lösungen, die eine Steuerung auf der Grundlage der mit dem Anbieter vereinbarten Kennziffern und Service Levels ermöglichen. Ein Workflow-Tool könne hier bspw. die Messung und das Reporting, aber auch ein gezieltes Eskalationsverfahren in Richtung des Anbieters ermöglichen. Aus der Arbeitsgruppe wurde über den Einsatz einer Standardsoftware berichtet. Ein Teilnehmer gab zu bedenken, dass neben der berechtigten Entwicklung digitaler Lösungen, je nach Komplexität der Auslagerung und Risikoeinschätzung, in jedem Fall eine individuelle und nicht ausschließlich an Kennziffern orientierte Steuerung des Dienstleisters erforderlich sei. Digitalisierung könne hierfür eine Unterstützung, nicht aber ein Allheilmittel sein. Er betonte, dass ein Auslagerungsverhältnis nicht alleine auf der notwendigen Grundlage von Vertrauen geführt werden könne, sondern insbesondere ein hohes Maß an Transparenz bestehen müsse. Matthias Rozok (dwpbank) ergänzte, diese Transparenz könne aber insbesondere durch eine aktive Kundenbeteiligung bei der fortlaufenden Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Service Levels geschaffen werden und sei damit nicht erst Teil von Kontrolle und Prüfung. Die Teilnehmer der Arbeitsgruppe waren sich abschließend einig, dass die Diskussion, wie erwartet, sehr konkret und kollegial verlaufen sei. Trotz unterschiedlicher Erfahrungen und Positionen im Detail, wird die Regulierung, insbesondere aber die Aufsichts- und Prüfungspraxis von Auslagerung als klar verbesserungswürdig angesehen. Die nächste Sitzung der Arbeitsgruppe soll voraussichtlich im vierten Quartal 2018 stattfinden. Im Nachgang zur Sitzung wurden den Teilnehmern aus dem aktuellen Arbeitsbuch MaRisk 6.0 des Verlages der Finanz Colloquium Heidelberg GmbH mögliche Ansatzpunkte für übergeordnete Kennziffern und Service-Level-Leistungsmessung von Dienstleistern aufgezeigt.
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