Interne Revision und externer Abschlussprüfer

Möglichkeiten und Grenzen einer nutzenbringenden Zusammenarbeit

Katja Hampe, Fachreferentin der Geschäftsführung, Wirtschaftsprüferin, AWADO Deutsche Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft.

I. Vergangenheit – Gegenwart – Zukunft

Eine (wie auch immer ausgestaltete) Zusammenarbeit von Interner Revision und externem Abschlussprüfer hat für alle Seiten ganz klar das Ziel, Synergien zu heben und alle Beteiligten dabei zu unterstützen, ihre jeweiligen Zielsetzungen bestmöglich zu erreichen.

Eine solche Zusammenarbeit hat eine jahrzehntelange Tradition und spiegelt gelebte Praxis wider. Der Berufsstand der Wirtschaftsprüfer beschäftigt sich bereits seit seinem Bestehen (1931) mit dieser Thematik. Dies belegen bspw. das IDW-Fachgutachten 6/1934 „Heranziehung vorhandener Prüfungseinrichtungen des geprüften Unternehmens durch den Wirtschaftsprüfer“ sowie die gemeinsame Erklärung des IDW[1] und des DIIR[2] „Erläuterung der Grundsätze für die Zusammenarbeit der Wirtschaftsprüfer mit der Internen Revision“ aus dem Jahr 1966.

Aktuell tragen die beiden genannten berufsständischen Organisationen der Verbindung von Interner Revision und Abschlussprüfer durch Standards zur Zusammenarbeit der beiden Prüfungsinstanzen Rechnung: Das IDW legt die Auffassung des Berufsstands der Wirtschaftsprüfer in IDW PS 321 „Interne Revision und Abschlussprüfung“ dar, während sich das DIIR im DIIR-Revisionsstandard Nr. 1 „Zusammenarbeit von Interner Revision und Abschlussprüfer“ dieser Thematik widmet.

Und wenn wir einen Blick in die Zukunft wagen, dann lassen einige Faktoren bzw. Entwicklungen darauf schließen, dass sich die Zusammenarbeit zwischen Interner Revision und Abschlussprüfer weiter intensivieren wird:

  • Ausdehnung der Prüfungsinhalte sowie zunehmende Komplexität der Prüfungsaufgaben bspw. aufgrund der Internationalisierung der Wirtschaft.
  • Bedeutungsgewinn und weitere Professionalisierung der Internen Revision.
  • Zunehmende Bedeutung von Prüfungsausschüssen des Aufsichtsrats, die sowohl mit dem Abschlussprüfer als auch der Internen Revision zusammenarbeiten.
  • Vergleichsweise umfangreiche Zusammenarbeit zwischen Interner Revision und Abschluss-prüfer im Ausland (insbesondere in den USA), die eine Vorbildfunktion für das Verhältnis der Prüfungsinstanzen in Deutschland entfaltet.

Lassen Sie uns also gemeinsam herausfinden, wie eine nutzenbringende Zusammenarbeit zwischen Interner Revision und externem Abschlussprüfer aussehen kann und die Grenzen, vor allem aber die Möglichkeiten, ausloten.

II. Die Protagonisten

Zunächst aber eine Vorstellung der Protagonisten:

Kreditinstitute und auch alle anderen prüfungspflichtigen Unternehmen werden jährlich einer normierten (Jahresabschluss)Prüfung[3] unterzogen. Die entsprechenden Prüfungshandlungen sind von qualifizierten Prüfern – in der Regel durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder im Falle der Volks- und Raiffeisenbanken sowie der Sparkassen durch die zuständigen Prüfungsverbände, im Folgenden insgesamt allgemein als (externe) Abschlussprüfer bezeichnet – eigenverantwortlich durchzuführen.

Was macht nun unser erster Protagonist, der Abschlussprüfer? Klar: Er prüft den Jahresabschluss, aber viel spannender ist, wie er dabei vorgeht und was das für Sie als Interne Revision bedeutet.

Der Abschlussprüfer befasst sich eingangs seiner Prüfung mit der Geschäftstätigkeit und dem Internen Kontrollsystem[4] des von ihm zu prüfenden Unternehmens (also Ihrer Bank), um dann anschließend beurteilen zu können, ob dieses vorgefundene System angemessen ist und kontinuierlich angewendet wird. Auf Basis der getroffenen Feststellungen legt er dann den Umfang seiner Prüfungshandlungen fest. Dieser Umfang ist natürlich auch für das zu prüfenden Unternehmen nicht ganz unerheblich – Stichwort „Prüfungskosten“.

An dieser Stelle betritt der zweite Protagonist die Bühne: Die Interne Revision ist ein wesentlicher Bestandteil des Internen Kontrollsystems – und zwar ein ganz besonderer:

Denn die Interne Revision

  • … ist Teil des Internen Kontrollsystems
  • … ist Prüfer der anderen Bestandteile des Internen Kontrollsystems
  • … trägt insbesondere durch frühzeitige Einschaltung zur Organisation bei

Die Interne Revision ist für den Abschlussprüfer also einerseits „Prüfungsobjekt“ und andererseits „Zuarbeiter“/„Mitstreiter“.

III. Zusammenwirken trotz strikter Trennung – geht das?

Es gilt das Prinzip einer strikten Trennung von Abschlussprüfung und Interner Revision: Mitarbeiter der Internen Revision sind Arbeitnehmer des zu prüfenden Unternehmens und dürfen gem. § 319 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB nicht in das Prüfungsteam des Abschlussprüfers integriert werden. Auch ist eine vollumfängliche Übernahme der Aufgaben der Internen Revision durch den Abschlussprüfer nicht zulässig.[5]

Heißt das nun, dass jegliche Zusammenarbeit per se verboten ist? Natürlich nicht!

Sie als Interne Revision sind ein wichtiges Bindeglied zwischen Abschlussprüfer und geprüftem Unternehmen. Der Abschlussprüfer kann und wird Ihre Revisionsergebnisse (angemessene Qualität natürlich vorausgesetzt) in gewissem Umfang für seine eigene Tätigkeit verwerten, wenn Sie als Interne Revision folgende Voraussetzungen[6] erfüllen:

  • freie Kommunikation mit dem Abschlussprüfer
  • objektives und weisungsfreies Agieren
  • Freistellung von operativen Tätigkeiten
  • ordnungsgemäße Planung, Durchführung, Überwachung und Dokumentation Ihrer Prüfungshandlungen
  • nachvollziehbare Dokumentation der Umsetzung bzw. Nichtumsetzung von Ihrerseits gemachten Verbesserungsvorschlägen
  • von Ihnen aufgezeigte Schwachstellen werden von der Geschäftsführung abgestellt
  • Nachweis Ihrer fachlichen Kompetenz und Erfahrung

Hier haben Sie also quasi den Anforderungskatalog des Abschlussprüfers für sein „Prüfungsobjekt Interne Revision“.

IV. Best-Case-Szenario für den Abschlussprüfer: Zusammenarbeit mit einem (nahezu) allwissenden Insider

Der Abschlussprüfer hat Anspruch auf Aufklärung und Nachweise. Dies ergibt sich bereits aus § 320 Abs. 2 HGB („Der Abschlussprüfer kann von den gesetzlichen Vertretern alle Aufklärungen und Nachweise verlangen, die für eine sorgfältige Prüfung notwendig sind“). Durch wen konkret er diese erhält, wird durch die Geschäftsleitung festgelegt. Einerseits werden die jeweiligen Ansprechpartner im Rahmen der Vollständigkeitserklärung[7] abgefragt, andererseits können diese auch Gegenstand der „Erbetenen Informationen“[8] im Allgemeinen und des jeweiligen Prüffeldes im Speziellen sein. Dass die „generelle“ Zuarbeit der externen Prüfung durch die Interne Revision und nicht durch eine andere Organisationseinheit erfolgt, ist gelebte Praxis. Für eine effektive Zusammenarbeit bedarf es seitens des Abschlussprüfers eines (nahezu) „allwissenden“ Insiders bzw. Ansprechpartners und den findet er in der Internen Revision.

Im Folgenden nehmen wir drei zentrale Aspekte dieser Zusammenarbeit unter die Lupe: vorher, während und nach der Abschlussprüfung vor Ort.

1. „Vorher“: Erstellung bzw. Vorbereitung der Erbetenen Informationen

Die korrekte und zeitnahe Erstellung bzw. Vorbereitung der Erbetenen Informationen ist für den wirtschaftlichen Auftakt/Verlauf der Prüfungshandlungen vor Ort aus Sicht des Abschlussprüfers unerlässlich. Die Praxis hat gezeigt, dass die Einbindung der Internen Revision für einen reibungslosen Ablauf der Erhebung der Erbetenen Informationen stets sinnvoll ist. Neben der geballten Zurverfügungstellung der Erbetenen Informationen für die einzelnen Bereiche umfasst dies (im Vorfeld) auch die Terminierung der Bearbeitung, die Kontrolle des Rücklaufs, die Kontrolle der Vollständigkeit sowie ggf. die Kontrolle bzw. Verplausibilisierung der Antworten und Nachweise. Hier kann es sonst zu Reibungsverlusten kommen, die durch die konsequente Einbeziehung der Internen Revision reduziert werden.

Bedenken Sie: Alles, was dem Abschlussprüfer den Prüfungsstart erschwert, verschlechtert nicht nur das Klima, sondern kostet schlicht und ergreifend die Zeit des Prüfers – und „Zeit ist Geld“.

Hier zur Abwechslung einmal eine Art „Black List“, also Punkte, die den Prüfungsstart des Abschlussprüfers erschweren können und die es tunlichst zu vermeiden gilt:

  • keine (ausreichende) Kontrolle des Rücklaufs, so dass die Erbetenen Informationen zu Beginn der Prüfungshandlungen nicht vollständig vorliegen
  • keine vollständige Bearbeitung von Fragen bzw. Zurverfügungstellung von angeforderten Nachweisen und/oder (offensichtliche) Unplausibilitäten bei den Antworten und Nachweisen, die zu vermeidbaren Rückfragen führen
  • Verweise darauf, dass die Unterlagen bei der entsprechenden Organisationseinheit selbständig anzufordern seien

2. „Während“: Die Interne Revision als (erster) Ansprechpartner für alle Belange des Abschlussprüfers

Die Ausgestaltung der Funktion als Ansprechpartner für den Abschlussprüfer kann vielfältig sein. Am unteren Ende der Skala sind Sie ausschließlich Ansprechpartner bezüglich ihrer eigenen Berichte/Protokolle bzw. Prüfungsergebnisse am oberen Ende dagegen permanent einzubeziehende Verbindungsperson zwischen Abschlussprüfer und jeweils zu prüfender Organisationseinheit (= erster Ansprechpartner). Für eine effektive Zusammenarbeit ist sicherlich letzteres hilfreich.

Hier gilt es zu bedenken: Die Tätigkeit als Ansprechpartner kostet Zeit. Deshalb sollten Sie im Rahmen der Jahresplanung der Internen Revision die für diese Aufgabe notwendigen Kapazitäten (nicht zu knapp) bemessen und sich dabei bspw. an den (durchschnittlichen) Ist-Zeiten der letzten drei bis fünf Jahre orientieren.

3. „Nachher“: Follow-Up oder „nach der Prüfung ist vor der Prüfung“

Eine weitere betriebswirtschaftlich sinnvolle Zuarbeit der Internen Revision besteht in der Nachschau/Nachprüfung der Feststellungen des Abschlussprüfers, welche im Rahmen der letzten Prüfung(en) aufgetreten waren und schriftlich kommuniziert wurden.

Für Sie als Interne Revision besteht dieses Follow-Up darin, die Abarbeitung der kommunizierten Feststellungen durch die Fachbereiche sicherzustellen. Einerseits bedarf es einer Fristsetzung der Abarbeitung und eines entsprechenden Monitorings sowie andererseits einer sachgerechten und personellen Zuweisung der Überwachung der Abarbeitung (z. B. Mängel im Bereich IT durch den IT-Revisor) sowie der anschließenden Kontrolle/Verplausibilisierung der Ergebnisse und deren Kommunikation gegenüber der Geschäftsleitung. Wichtig ist auch, die entsprechenden Ergebnisse in einem Bericht nachvollziehbar für den Abschlussprüfer (des nächsten Jahres) darzulegen.

PRÜFUNGSTIPPS

  • Klären Sie vor Prüfungsbeginn mit der Geschäftsleitung, welche Zuarbeiten durch Sie geleistet werden sollen bzw. welche durch die zu prüfenden Organisationsbereiche. Dem eigenen Mehraufwand sollten immer – zumindest gedanklich – die zusätzlichen Kosten des Abschlussprüfers gegenübergestellt werden.
  • Stimmen Sie frühzeitig mit dem Abschlussprüfer ab, was für einen betriebswirtschaftlich effektiven Start für die Prüfung zu Beginn der Prüfungshandlungen vor Ort vorzulegen ist (Stichwort: „Erbetene Informationen“).
  • Planen Sie – beruhend auf den Erfahrungen der Vorjahre – genügend Zeit für die Zuarbeit/Begleitung des Abschlussprüfers ein.
  • Tragen Sie dafür Sorge, dass die Nachschau der Feststellungen der letzten Prüfung zu Beginn der Prüfungshandlungen des Abschlussprüfers vor Ort abschließend bearbeitet ist.
  • Seien sich dessen bewusst, dass Ihre Zuarbeit die Prüfungskosten in die eine oder andere Richtung beeinflussen wird. Eine gute Zusammenarbeit wirkt sich – wie die Praxis schon vielfach gezeigt hat – positiv auf das Prüfungsklima und damit auch auf die Prüfungseffektivität auf beiden Seiten aus.
  1. Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V.
  2. Deutsches Institut für Interne Revision e.V.
  3. Im Wesentlichen gem. Handelsgesetzbuch; bei Kreditinstituten und Finanzdienstleistungsinstituten auch gem. Kreditwesengesetz und Prüfungsberichtsverordnung.
  4. „Unter einem Internen Kontrollsystem werden die von der Unternehmensleitung im Unternehmen eingeführten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen (Regelungen) verstanden, die gerichtet sind auf die organisatorische Umsetzung der Entscheidun-gen des Managements […]”, Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V., Prüfungsstandard IDW PS 261 n.F. „Feststellung und Beurteilung von Fehlerrisiken und Reaktionen des Abschlussprüfers auf die beurteilten Fehlerrisiken“, Tz.19.
  5. Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V., Prüfungsstandard IDW PS 321 „Interne Revision und Abschlussprüfung“, Tz. 27 und 28.
  6. Diese Voraussetzungen sind so oder aus ihrem Kontext heraus auch Bestandteil der MaRisk.
  7. Vgl. Vollständigkeitserklärung Prüfung Jahresabschluss M1, herausgegeben vom Institut der Wirtschaftsprüfer, Düsseldorf.
  8. Erbetene Informationen werden den Mandanten rechtzeitig durch den Abschlussprüfer mit der Bitte zur Verfügung gestellt, diese bis zum Beginn der Prüfungshandlungen vor Ort vorzubereiten. Mit Hilfe der angefragten Unterlagen und den beantworteten Fragen wird dem Abschlussprüfer ein unkomplizierter Start in die Prüfungsplanung ermöglicht, ohne dass diese Informationen geballt am ersten Tag der Prüfung vor Ort erfragt bzw. angefordert werden müssen.

 

Beitragsnummer: 74946

 


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