Optimierung von Prozessen in Verbindung mit dem IKS

Daniela Häming, M.Sc., Abteilungsleiterin Organisationsmanagement I Direktorin, Internationales Bankhaus Bodensee AG

Prozessmanagement ist in Banken mittlerweile nicht mehr wegzudenken, wobei es je nach Ausgestaltung, Reifegrad und Schwerpunkten in den einzelnen Instituten sehr unterschiedlich gelebt wird. Optimalerweise ist das Interne Kontrollsystem (IKS) in ein ganzheitliches Prozessmanagementsystem integriert: sowohl zur Erfüllung von aufsichtsrechtlichen Anforderungen als auch für einen möglichst hohen wirtschaftlichen Nutzen. Dieser nimmt mit ansteigendem Reifegrad der Prozessausrichtung stetig zu. Nachdem Prozesslandkarte und Rollen definiert sind, Prozesse modelliert und somit Kontrollen transparent sind, gilt es, im nächsten Schritt durch laufende Prozessoptimierung die positiven Effekte für Kunden, Mitarbeiter und Bank kontinuierlich zu erhöhen.

Wer führt die Prozessoptimierung durch?

Der Prozessverantwortliche steuert alle mit seinen Prozessen zusammenhängenden Themen. Neben der Sicherstellung von aktuellen und der Umsetzung von neuen aufsichtsrechtlichen Anforderungen hat er die klare Verantwortlichkeit dafür, die Prozesse auch unter qualitativen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten laufend zu optimieren. Erfolgsentscheidend dabei ist, die Prozessbeteiligten aus den oftmals verschiedenen Fachbereichen sowie themenbezogen die entsprechenden Beauftragten eng einzubinden. In gemeinsamen Workshops werden die bereichsübergreifende Zusammenarbeit gestärkt, gegenseitiges Verständnis geschaffen und Ideen aus der Praxis aufgenommen. Nur durch die konsequente Betrachtung des Gesamtprozesses ist es möglich, Schnittstellen zu optimieren und eine vollständige Prozesssteuerung zu gewährleisten. Methodische Unterstützung für ein strukturiertes Vorgehen und den manchmal notwendigen „neutralen“ Blick auf die Problemstellung erhalten der Prozessverantwortliche und sein Team durch das zentrale Prozessmanagement.

SeminarTipps

Prozesse/Orga-Handbuch & IKS, 25.–26.03.2020, Köln.

IKS KOMPAKT: Aufbau & Management einer IKS-Organisation, 04.05.2020, Berlin.

Praktische Vorgehensweisen zur Implementierung eines IKS, 05.05.2020, Berlin.

Der (zukünftige) IKS-Beauftragte, 06.05.2020, Berlin.

Welche Prozesse werden zur Optimierung ausgewählt?

Da nicht alle Themen gleichzeitig bearbeitet werden können und es auch nicht sinnvoll ist, alle Prozesse mit dem gleichen Aufwand zu betrachten, ist anhand der Prozesslandkarte nach Priorität vorzugehen. Im Fokus stehen die als „wesentlich“ definierten Prozesse, da diese unter Ertrags-, Kosten- und Risikoaspekten eine besondere Bedeutung für die Geschäftstätigkeit der Bank haben. Außerdem empfiehlt es sich, kundenorientierte Prozesse besonders zu berücksichtigen. Hinweise zum Handlungsbedarf können neben unterjährigen Erkenntnissen aus der Praxis u. a. aus den IKS-Instrumenten oder dem Beschwerdemanagement kommen sowie über ein im Haus installiertes Vorschlagswesen eingebracht werden. Abhängig von den Ansatzpunkten wird die weitere Vorgehensweise festgelegt: Kleinere Themen können durch den Prozessverantwortlichen in der Linie umgesetzt werden, für wesentliche Prozessveränderungen ist die Vorgehensweise nach AT 8.2 MaRisk zu beachten. Um mit den notwendigen Ressourcen strukturiert die definierten Ziele zu erreichen, ist es für größere Themen sinnvoll, ein Projekt aufsetzen. Aber auch die Prozesse ohne konkreten Handlungsbedarf werden nicht vergessen: Da jeder Prozess in der Bank regelmäßig im Rahmen der Aktualisierung der schriftlich fixierten Ordnung durch den Prozessverantwortlichen betrachtet wird, werden auch kleinere Verbesserungsansätze in der Linie erkannt und zur Umsetzung gebracht.

InhouseTipp

IKS Kompakt: Aufbau & Prüfung von Schlüsselkontrollen.

 

 

Welche Rolle spielt das IKS bei der Prozessoptimierung?

Ein typischer IKS-Kreislauf sieht vor, dass der Prozessverantwortliche in Zusammenarbeit mit der IKS-Evidenzstelle und ggf. weiteren Beauftragten regelmäßig die Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der Kontrollen mittels Kontrolltests überprüft. Die Ergebnisse der Kontrolltests können zu verschiedenen Maßnahmen führen: Zum einen wird Bedarf zur Anpassung des Prozesses und/oder der Kontrolle aufgrund von Fehlern ersichtlich. Zum anderen können die IKS-Instrumente Weiterentwicklungspotenzial aufzeigen. Das prozessorientierte IKS leistet somit einen hohen Beitrag für das Optimierungsziel des Prozessverantwortlichen.

Grundlage für eine Optimierung ist der modellierte Ist-Prozess. Prozessdiagramme beinhalten u. a. Kontrollen mit Details zu ihrer Ausgestaltung und Ausführung. In der Analysephase werden verschiedene Ansatzpunkte betrachtet: Schnittstellen zwischen Organisationseinheiten, verwendete Sachmittel, Doppelarbeiten, Medienbrüche, … und die Kontrollen! Dabei stellt sich der Prozessverantwortliche u. a. folgende Fragen: Was ist der Kontrollinhalt und Zweck der Kontrolle? Welches Risiko wird damit minimiert oder vermieden? Ist die Kontrolle angemessen für den jeweiligen Prozess? Gibt es Kontrolllücken oder wird vielleicht sogar zu viel kontrolliert? Ist die Kontrolle automatisierbar? Ist eine Vollkontrolle nötig oder reichen Stichproben aus? Wie wirkt sich eine geplante Prozessveränderung auf die Risiken oder Kontrollen aus? Auf Basis dieser Analyseerkenntnisse werden Ideen entwickelt und implementiert, die darauf abzielen, das Kontrollgefüge als Teil des Prozesses zu optimieren und somit zur Qualitäts- und/oder Effizienzsteigerung beizutragen.

Die Bausteine des Prozessmanagements mit integriertem IKS bilden einen kontinuierlichen Verbesserungskreislauf. Aus der regelmäßigen Prozessüberprüfung in Verbindung mit den IKS-Instrumenten (wie z. B. Kontrolltests) ergeben sich Ansatzpunkte für Optimierungspotenzial, welches nach Umsetzung zu positiven Auswirkungen für Kunden, Mitarbeiter und die gesamte Bank führt.

PRAXISTIPPS

  • Betrachten Sie Ihre Prozesse regelmäßig, um diese in kleinen Schritten kontinuierlich weiterzuentwickeln.
  • Verdeutlichen Sie den beteiligten Mitarbeitern den Nutzen der IKS- und Prozessoptimierungsaktivitäten, um sie zum aktiven Einbringen Ihrer Ideen anzuregen und Akzeptanz für die Ergebnisse zu schaffen.
  • Stimmen Sie alle geplanten IKS- und Optimierungsaktivitäten zeitlich und inhaltlich mit den Beteiligten ab. Dies reduziert möglicherweise parallele oder doppelte Tätigkeiten.
  • Haben Sie stets den Gesamtprozess im Blick, damit das beste Ergebnis erzielt werden kann und eine vollständige Prozesssteuerung gewährleistet ist.

 

 

Beitragsnummer: 88593


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