Prozessgestaltung durch ein Workflow-Managementsystem

Geht das überhaupt? Und was war eigentlich zuerst da?

Jochen Wurster, Abteilungsleiter Unternehmensservice, PSD Bank RheinNeckarSaar eG

 

 

 

 

 

Die Technik unterstützt die Prozesse, die im Rahmen der Ablauforganisation definiert wurden. Darüber sind sich alle Organisatoren einig. Passt das aber auch heute noch? Müssten wir da möglicherweise neu denken? Hängt in den Banken nicht alles von der Technik ab?

Strategische Leitplanken

Um es gleich an den Anfang zu stellen: Selbstverständlich bestimmt auch heute der Prozess die Technik und nicht umgekehrt. Aber gerade deshalb gilt es, für das eigene Haus strategische Leitplanken zum Technikeinsatz zu definieren.

Mit den in den Banken vorhandenen Kernbankverfahren können die Anforderungen zu einem großen Teil abgedeckt werden. Auch eine Prozesssteuerung kann mit diesen Systemen überwiegend realisiert werden, wenn auch unterschiedlich ausgeprägt. Natürlich gibt es auf dem Markt immer noch eine Software, die einen Teil der Aufgaben noch besser unterstützt. Aber lässt sich diese auch in die vorhandene Umgebung integrieren? Bevor neue Systeme angeschafft werden, gilt es für die Bank zunächst, die vorhandenen auch vollumfänglich zu nutzen. Nachdem dies erfolgt ist, werden noch vorhandene Lücken durch gezielte Ergänzung mit einem Satelliten-System geschlossen. Und tatsächlich sollte das Ziel ein System sein, kein bunter Wildwuchs, wie wir ihn historisch gewachsen heute oft in Banken vorfinden.

BUCHTIPP

Meier (Hrsg.), Praxisleitfaden Prozessmanagement, 2017.

 

 

 

Vorteile von Workflow-Managementsystemen

So banal es klingen mag: Einer der entscheidenden Vorteile von Workflow-Systemen ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die gleichen Prozesse auch wirklich identisch bearbeiten. Nur bei volldigitalisierten Prozessen können die einzelnen Prozessschritte unveränderlich vorgegeben werden.

Damit wird eine ganz zentrale Grundlage für eine permanente Prozessoptimierung geschaffen. Eine Veränderung am digital definierten Prozess wird – vom System technisch erzwungen – unmittelbar von allen Anwendern umgesetzt.

Auch stehen erst mit digitalisierten Prozessen die notwendigen Daten für eine konsequente Prozessoptimierung zur Verfügung. Plötzlich muss nicht mehr darüber diskutiert werden, ob ein Prozess häufig vorkommt oder lange dauert, die Zahlen sind vorhanden.

Und erst mit digitalisierten Prozessen können Sie automatisierte Kontrollhandlungen einbauen. Nicht bei jedem Kleinstbetrag braucht es ein Vier-Augen-Prinzip. Sehr viele dieser Kleinstbeträge mit denselben Beteiligten könnten aber schon auffällig sein. Über ein Workflow-Managementsystem können Sie das erkennen und auffällige Prozesse einer zusätzlichen Prüfung unterziehen.

SEMINARTIPPS

Prozessmanagement 2.0 – Zukunftssicherheit & Ordnungsmäßigkeit, 04.04.2019, Köln.

FCH Innovation Days 2019, 24.–25.06.2019, Berlin.

Entschlackte Organisations-Richtlinien, 25.–26.09.2019, Köln.

 

Also doch erst die Technik, dann der Prozess?

Ja, ein Stück weit wird die Gestaltung der Ablauforganisation davon bestimmt, was die eingesetzte Technik leisten kann. Die meisten Systeme sind aber flexibel genug, um definierte Prozesse grundsätzlich abbilden zu können. Erst bei der konkreten Ausgestaltung im Detail gilt es, die Möglichkeiten, aber auch die Grenzen der Systeme zu kennen.

Ganz grundsätzlich ist aber festzuhalten, dass moderne Workflow-Managementsysteme sehr viele Möglichkeiten zur Prozessgestaltung bieten, die auch genutzt werden wollen. Dazu gilt es, altes Silodenken hinter sich zu lassen und einen Prozess End-to-End zu betrachten. Und es sollten, in Anlehnung an agile Strukturen, von Anfang an sowohl die Prozess- als auch die IT-Spezialisten einbezogen werden. Nur wenn die Möglichkeiten der Technik bekannt sind, können diese auch genutzt werden.

PRAXISTIPPS

  • Erst vorhandene Systeme vollumfänglich nutzen, bevor neue Satellitensysteme angeschafft werden.
  • Möglichst alle Prozesse digitalisieren und die dabei generierten Daten für eine kontinuierliche Prozessoptimierung nutzen.
  • Von Anfang an Prozess- und IT-Spezialisten in die Überlegungen zur Prozessgestaltung einbeziehen.

 

Beitragsnummer: 55832


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