Prozessoptimierung im Kreditgeschäft: Brandaktuell und alternativlos!

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Jörg Dörich, Abteilungsleiter Marktfolge Aktiv und Kreditconsult, VR Bank Rhein-Neckar eG, Mannheim

Seit nunmehr rd. zwei Jahren steht die Bankenlandschaft auf dem Kopf: Negative Zinsen sind keine Fiktion mehr, sondern Realität! Ein Novum, auf welches sich alle Bankmitarbeiter erst einmal einstellen mussten, zumal dieses Phänomen nun schon eine gewisse Dauer besteht und ein Ende nicht wirklich in Sicht ist. Welche Konsequenzen müssen wir alle daraus akzeptieren: rückläufige Margen und Erträge. Dadurch bleibt oftmals eine Thematik unausweichlich: Kosten optimieren! Und das alles kombiniert mit immer steigenden Anforderungen seitens der Aufsicht und des Verbraucherschutzes.

Diese provokative Einleitung beabsichtigt, Sie hinsichtlich der Thematik bewusst aufzurütteln, denn es besteht Handlungsbedarf! Sicherlich liegt derzeit in vielen Häusern bei den Personalplanungen der Tenor auf „gezielte Nutzung der natürlichen Fluktuation“. Oftmals leider leichter gesagt als getan, denn die Arbeit ist ja schließlich vorhanden und muss auch erledigt werden; aber konstant Mehrarbeit bei den verbleibenden Mitarbeitern einzufordern, scheidet aus verschiedenen Gründen aus. Insgesamt längere Bearbeitungszeiten werden vom Kunden nicht akzeptiert werden; also lautet die Frage: Was tun?

Gerade bei ganzheitlichen und bereichsübergreifenden Aufgabengebieten und Prozessabläufen ist ein Projektcharakter unausweichlich, um die Prozesse ganzheitlich zu optimieren. Vertreter aus allen betroffenen Abteilungen und Bereichen sind gefordert. Die täglich involvierten Mitarbeiter haben oftmals die besten Ideen, was genau auf ihrem Schreibtisch stört, welche Schleife zu viel scheint und welches hilfreiche Handwerkzeug vielleicht noch fehlt. Als Moderator solch eines Projektes empfiehlt sich eine in dem zu analysierenden Prozess unbeteiligte Person, um ggf. bei Meinungsverschiedenheiten auch schlichtend einwirken zu können. Die Einbeziehung von operativ tätigen Mitarbeitern erhöht auch die Akzeptanz und Informationsweitergabe innerhalb der Abteilungen der ausgearbeiteten Neuerungen.

SEMINARTIPPS

Kreditprozesse: Schlanker • Kostengünstiger • Automatisiert, 16.04.2018, Frankfurt/M.

Elektronische Kreditakte, 17.04.2018, Frankfurt/M.

Prüfung WKR & BauFi-Kredite, 18.04.2018, Frankfurt/M.

Essentiell ist jedoch – bei sicherlich vorhandener Euphorie, Erleichterungen einzuführen – den schmalen Grat zwischen Zeiten und Kosten einzusparen und der Einhaltung der aufsichtsrechtlichen Vorgaben nicht zu verlassen. Dieses Spannungsfeld macht gerade diese Projektarbeit so interessant und einzigartig.

Im Ergebnis muss der Zielkonflikt zwischen steigender Anforderung an Qualität und Schnelligkeit gelöst werden. Dieses Spannungsfeld lässt sich mit einer hohen Automatisierung, standardisierten Abläufen mit entsprechend hoher EDV-Nutzung (Vorgangssteuerung, Workflow-basierte Abläufe) entzerren. Nur standardisierte Produkte können auch standardisiert verkauft und bearbeitet werden. Jeder Umweg, jeder Sonderwunsch dauert länger, ist fehleranfälliger und zumindest in der Abwicklung teurer. Ob diese Sonderwünsche der Kunden auch entsprechend bepreist und bezahlt werden, möchte ich an dieser Stelle offen lassen. In der Theorie ist dies sicherlich sinnvoll, ja sogar erforderlich.

Was können wir tun?

PRAXISTIPPS

  • Klare Zuständigkeiten mit sauberen Schnittstellen definieren, dies führt zu einer effizienten Organisationsstruktur.
  • Tabulose Analyse der bisherigen Abläufe mit dem Aufzeigen aller konkreten Teilschritte inkl. Mengen- und Zeitmessung.
  • Prüfung des Postlaufs: Auf welchem Weg bekommen wir Kundenunterlagen, wie werden diese weitergegeben, bearbeitet und archiviert (papierhaft oder digital)?
  • Im gesamten Prozess muss die Zahl der Medienbrüche reduziert werden. Informationen und Daten dürfen nur einmal erfasst werden.
  • Damit einhergehend konsequente Nutzung der EDV.
  • In einem Projekt muss der Gesamtprozess – vom Kunden zum Kunden – analysiert und optimiert werden. Eine getrennte Betrachtung und Analyse von Teilschritten ist nicht zielführend.
  • Täglich im Prozess auch arbeitende Personen in das Projekt einbinden, so werden die Prozessschritte vollumfänglich transparent und die Akzeptanz der Mitarbeiter steigt.
  • Nach dem Projekt ist vor dem Projekt: KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) – auch mit operativ tätigen Mitarbeitern – zeigt permanent Optimierungspotenzial auf. So können frühzeitig mögliche Schwachstellen aufgezeigt und Stellschrauben nachjustiert werden.
  • Welche Prozesse können direkt am Markt fallabschließend bearbeitet werden (Risikorelevanzgrenze, Sofortzusagen an den Kunden, Kleinstkredite etc.)?
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