Prüfung der Anzeigeverpflichtungen gemäß § 24 KWG i. V. m. AnzV – ausgewählte Anzeigen in Bezug auf Mandatsträger

Beurteilung der materiellen und formellen Ordnungsmäßigkeit der Anzeigeverpflichtungen gemäß KWG i. V. m. AnzV durch die Innenrevision.

Katja Ries, fachliche Leitung Spezialisten Team Aufsichtsrecht, Genossenschaftsverband e. V. – Verband der Regionen e. V. und AWADO Deutsche Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft.

I. Einleitung

Damit die BaFin und die Deutsche Bundesbank ihrer in § 6 Abs. 2 KWG kodifizierten Aufgabe, der Aufsicht über Institute, nachkommen können, benötigen die Aufsichtsbehörden u. a. dezidierte Kenntnisse über die Mandatsträger in den Instituten.

Mit den Art. 88 bis 96 CRD IV wurden – als eine Reaktion auf die Finanzmarktkrise – höhere Anforderungen an die Unternehmensführung und -kontrolle in das europäische Regelwerk aufgenommen. Die Umsetzung in deutsches Recht erfolgte über das CRD IV-Umsetzungsgesetzt und findet seinen Niederschlag u. a. in den § 25c KWG – Mitglieder der Geschäftsleitung – sowie § 25d KWG – Mitglieder des Aufsichtsorgans.

Die Trennung der Leitungsfunktion resultiert hierbei aus dem in Deutschland bestehenden dualistischen System, in dem Unternehmensführung und Unternehmenskontrolle von unterschiedlichen Gremien wahrgenommen werden.

Weiterhin hat die EBA in Zusammenarbeit mit der ESMA die Leitlinien zur internen Governance (EBA/GL/2017/12) mit Wirkung zum 30.06.2018 überarbeitet, die u. a. die Beurteilung der Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans beinhalten.

§ 25c KWG sowie § 25d KWG kodifizieren die Anforderungen an die Mandatsträger. So müssen diese fachlich geeignet bzw. sachkundig sowie zuverlässig sein. Des Weiteren müssen sie über ausreichend Zeit verfügen, um ihre Aufgaben wahrnehmen zu können. In diesem Kontext ist auch die Begrenzung der Mandatsanzahl zu sehen. Die Konkretisierung des § 25c KWG sowie § 25d KWG erfolgt durch die Merkblätter der BaFin, die u. a. Erläuterungen zu persönlichen und fachlichen Anforderungen an die Organmitglieder sowie Hinweise zum anzeigepflichtigen Personenkreis beinhalten.

Damit die Aufsicht die Einhaltung der beschriebenen Anforderungen beurteilen kann, enthält § 24 KWG i. V. m. AnzV eine Vielzahl von Anzeigetatbeständen, die die personellen Gegebenheiten und deren Veränderungen in Instituten zum Inhalt haben.

Durch die Überarbeitung der Anzeigenverordnung (AnzV), die am 08.12.2016 in Kraft getreten ist, haben sich vor allem hinsichtlich den im Kontext mit personellen Anzeigen zum Einsatz kommenden Formularen Änderungen ergeben.

II. Die Prüfung der Anzeige-Verpflichtungen gem. § 24 KWG i. V. m AnzV – hier: ausgewählte Tatbestände bezüglich Mandatsträger – durch die Interne Revision

1. Vorbemerkung

Das Mandat der Internen Revision zur Prüfung der Anzeigeverpflichtungen nach § 24 KWG i. V. m. AnzV ergibt sich aus AT 4.4.3 Tz. 3 i. V. m. BT 2.3 Tz. 1 der MaRisk. Prüfungsziel ist die Beurteilung der materiellen und formellen Ordnungsmäßigkeit der o. g. Anzeigenverpflichtungen. Es ist zu prüfen, ob sowohl die organisatorischen Regelungen (z. B. in Form eines Prozesses) zum Anzeigewesen nach § 24 KWG i. V. m. AnzV als auch deren Ergebnisse in Form der erstatteten Anzeigen den aufsichtsrechtlichen Anforderungen genügen.

Als Prüfungsunterlagen können – neben den gesetzlichen Regelungen sowie den Merkblättern der BaFin (als Soll-Konzept) – beispielhaft die von der Aufsicht veröffentlichten Checklisten, organisatorischen Regelungen des Instituts, Unterlagen zu den personellen Gegebenheiten (z. B. Protokollbuch zu Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen) sowie die erstatteten Anzeigen im Prüfungszeitraum und des Vorjahres genannt werden.

Die Deutsche Bundesbank stellt die zum Einsatz kommenden Formulare auf ihrer Homepage zur Verfügung: Startseite-Service-Meldewesen-Bankenaufsicht-Formular-Center-Formulare[1]. Des Weiteren finden sich auf dieser Homepage u. a. diverse weitere Informationen zum Thema.

2. Implementierung eines formellen Verfahrens zum Anzeigewesen

Es bietet sich an, die Zuständigkeiten für die einzelnen Anzeigetatbestände im Rahmen einer Arbeitsanweisung, z. B. in Form eines Prozesses (zielführend vor allem bei größeren Instituten), zu regeln. Hierbei ist darauf zu achten, dass ein adäquater Informationsfluss gewährleistet wird, der sicherstellt, dass Anzeigetatbestände erkannt und unverzüglich angezeigt werden.

Exemplarische Darstellung einer Auswahl von Anzeigetatbeständen mit der Zuordnung von Zuständigkeiten als Bestandteil eines formellen Verfahrens/Arbeitsanweisung/Prozesses (Institut unterliegt der Aufsicht der BaFin und Bundesbank).

Tabelle 1: Exemplarischer Auszug aus einer Arbeitsanweisung

Die Anzeigen müssen unverzüglich, d. h. ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 BGB) erstattet werden. Bei einigen Anzeigen wird die Anzeigeverpflichtung bereits bei der Absicht einer bestimmten Handlung ausgelöst. So ist z. B. die Absicht, einen Geschäftsleiter zu bestellen, unverzüglich anzuzeigen (vgl. § 24 Abs. 1 Nr. 1 KWG). Die Aufsicht hat in 2016 ihre Auslegung zum Begriff „unverzüglich“ im Zusammenhang mit der Bestellung von Geschäftsleitern bzw. Verwaltungs-/Aufsichtsratsmitgliedern sowie der Absicht der Bestellung von Geschäftsleitern dargelegt.

Weitere diesbezügliche Erläuterungen erfolgen unter 3. a) sowie 3. b).

3. Prüfung ausgewählter Anzeigetatbestände zu Mandatsanzeigen gem. § 24 KWG i. V. m. AnzV

Aufgrund der Vielzahl und der Komplexität der Tatbestände nach § 24 KWG erfolgt im Folgenden die Darstellung einzelner ausgewählter Anzeigeerfordernisse bezüglich der Mandatsträgeranzeigen. Die Auswahl orientiert sich an der Praxisrelevanz für die Kreditinstitute.

Von Interesse für die Aufsicht sind vor allem die Zusammensetzung der Organe (Geschäftsleitung und Aufsichtsrat-/Verwaltungsrat) als auch die Qualifikation und Zuverlässigkeit der einzelnen Mitglieder. Daneben sind im Rahmen des Bestellungsverfahrens u. a. auch Angaben zu weiteren Mandaten erforderlich. Dies dient der Beurteilung, ob der (designierte) Mandatsträger über ausreichend Zeit verfügt, um das Amt adäquat wahrzunehmen.

Im Zuge der Überarbeitung der AnzV erfuhren die bisherigen Regelungen eine deutliche Ausweitung (§§ 5–5f AnzV). Die neuen Regelungen berücksichtigen verstärkt die jeweiligen Merkblätter der BaFin zu Geschäftsleitern (§ 25c KWG) und zu Aufsichts-/Verwaltungsräten (§ 25d KWG) – vor allem hinsichtlich der Mandatsangaben und der zeitlichen Verfügbarkeit. Des Weiteren wurden über die AnzV neue Formulare etabliert.

Im Folgenden werden die Tatbestände gem. §§ 24 Abs. 1 Nr. 1, 2, 15, 15a KWG thematisiert, nicht jedoch die Anzeigeerfordernisse nach § 24 Abs. 1a Nr. 8 KWG, die Anzeigetatbestände, die ausschließlich von bedeutenden CRR-Instituten zu erfüllen sind sowie die in § 24 Abs. 3 KWG kodifizierten Anzeigetatbestände. Letztgenannte sind durch die Geschäftsleiter selbst zu erstatten und betreffen deren Nebentätigkeiten und Beteiligungen.

a) Geschäftsleiter

Gemäß § 24 Abs. 1 Nr. 1 KWG ist die Absicht einer Bestellung sowie die Bestellung eines Geschäftsleiters anzuzeigen. Neben den Formularen „personelle Veränderungen bei Geschäftsleitern von Instituten …“ (PVGLSI – Anl. 1 der AnzV) und „Angaben zur Zuverlässigkeit, zeitlichen Verfügbarkeit und zu weiteren Mandaten im Geltungsbereich des Kreditwesengesetzes der Geschäftsleiterin/des Geschäftsleiters …“ (PVZLSI – Anl. 2a) sind als Anlagen eine Vielzahl von Unterlagen bei der Aufsicht vorzulegen: dezidierter Lebenslauf (§ 5a AnzV), Strafverfahren etc. (§ 5b AnzV), Führungszeugnis (§ 5c AnzV) sowie Auszug aus dem Gewerbezentralregister (§ 5d AnzV).

Die BaFin hat auf ihrer Homepage Checklisten veröffentlicht, die alle einzureichenden Unterlagen aufführen. Hiermit soll die Vollständigkeit der einzureichenden Unterlagen gewährleistet werden.

Die Anlagen 10 (PVFU) und 11 (PVFP) der AnzV, die zwar nur von den durch die EZB direkt beaufsichtigten Instituten einzureichen sind, können auch von nicht bedeutenden Instituten zur Sicherstellung der Vollständigkeit als Orientierung genutzt werden. Die im Rahmen des Bestellungsverfahrens erforderlichen Führungszeugnisse bzw. Auszüge aus dem Gewerbezentralregister sind – in Abweichung von der grundsätzlichen Regelung der Adressaten – aus Kostengründen nur der BaFin und nicht der Deutschen Bundesbank zuzuleiten (vgl. § 5c Abs. 1 und § 5d Abs. 1 S. 1 AnzV).

Die Absicht einer Bestellung eines Geschäftsleiters ist unverzüglich nach der Entscheidung des zuständigen Organs für einen Bewerber anzuzeigen. Zielsetzung dieser zeitlich vorgelagerten Anzeige ist die Beurteilung durch die Aufsicht, ob der designierte Geschäftsleiter alle Voraussetzung der §§ 32,33, 25c KWG i. V. m. dem Merkblatt der Aufsicht zu Geschäftsleitern erfüllt.

Gemäß Auslegung der Aufsicht zum Begriff „unverzüglich“ geht die BaFin dabei regelmäßig nicht davon aus, dass eine Anzeige unverzüglich erfolgt ist, wenn ein Zeitraum von vier Wochen nach Entscheidung des zuständigen Organs überschritten ist. Das Behördenführungszeugnis und der Gewerbezentralregisterauszug müssen innerhalb der o. a. Frist zumindest beantragt worden sein.

Ebenfalls anzeigepflichtig sind die Änderung sowie die Aufgabe der Absicht der Bestellung eines Geschäftsleiters (Formular PVGLSI). Eine Änderung der Bestellungsabsicht liegt z. B. auch dann vor, wenn sich der Zeitpunkt des Vollzugs ändert.

Die Vollzugsanzeige (Formular PVGLSI) wird ausgelöst, wenn der Geschäftsleiter rechtswirksam bestellt worden ist. Primär wird hierbei auf die Aufnahme der Tätigkeit abgestellt. Die Anzeige informiert die Aufsicht über die aktuelle Zusammensetzung des Geschäftsleitungsgremiums.

Die Anzeigepflicht gem. § 24 Abs. 1 Nr. 1 KWG gilt auch für die Bestellung eines Geschäftsleiter-Vertreters, der im Fall der Verhinderung eines Geschäftsleiters dessen Funktion ausüben soll. Ebenso ist die Absicht der Bestellung eines nebenamtlichen Geschäftsleiters anzuzeigen. Bei ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern von Kreditgenossenschaften verzichtet die BaFin allerdings in langjähriger Verwaltungspraxis auf die Weiterleitung von Bestellungsanzeigen durch den jeweiligen Prüfungsverband.

Die Anzeige bezüglich des Ausscheidens von Geschäftsleitern gem. § 24 Abs. 1 Nr. 2 KWG dient der Aufsicht der Beurteilung der aktuellen Zusammensetzung des Leitungsgremiums sowie der Überwachung, ob auch nach dem Ausscheiden des Geschäftsleiters, das Vier-Augen-Prinzip gem. § 33 Abs. 1 Nr. 5 KWG erfüllt ist. Die Anzeige ist gem. § 5e Abs. 1 Nr. 1 AnzV unverzüglich bei Eintritt des Ausscheidegrunds unter Verwendung des Formulars PVGLSI einzureichen. Im Formular ist u. a. der Grund des Ausscheidens, z. B. Erreichen der Altersgrenze, Tod, berufliche Veränderung, aber auch Unredlichkeit, anzugeben. Für die Aufsicht ist vor allem letzterer Grund von besonderem Interesse, denn ggf. könnte ein anderes Institut zu einem späteren Zeitpunkt eben diese Person zum Geschäftsleiter bestellen wollen.

Tabelle 2: Exemplarische Prüfungsfragen zu Anzeigen von Geschäftsleitern gem. §§ 24 Abs. 1 Nr. 1 und 2 KWG

b) Aufsichts-/Verwaltungsratsmitglieder

Die Bestellung von Mitgliederns und stellvertretenden Mitgliedern des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans erfolgt u. a. unter Angabe der Tatsachen, die zur Beurteilung ihrer Zuverlässigkeit, Sachkunde und der ausreichenden zeitlichen Verfügbarkeit für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben notwendig sind (§ 24 Abs. 1 Nr. 15 KWG). Das Ausscheiden eines Mitglieds und stellvertretender Mitglieder des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans ist gem. § 24 Abs. 1 Nr. 15a KWG ebenfalls ein anzeigepflichtiger Tatbestand.

Die Anzeigen sind gem. § 5 Abs. 2 Nr. 1 AnzV sowie § 5e Abs. 2 Nr. 1 AnzV unter Verwendung des Formular PVVALSI (Anl. 2 AnzV) zu erstatten. Des Weiteren ist ebenfalls das Formular PVZLSI (Anl. 2a AnzV) unter Beachtung der §§ 5a–d AnzV einzureichen. Hierbei gelten die obigen Ausführungen unter 3.1. analog. Es ist zu beachten, dass gemäß Positionierung der BaFin die Anzeigepflicht auch für ein stellvertretendes Mitglied eines Kontrollorgans zum Zeitpunkt seiner Wahl, unabhängig von seinem tatsächlichen Einsatz, gilt.

Die Anzeigepflicht für Ersatzmitglieder wird hingegen erst durch das tatsächliche Nachrücken des Ersatzmitglieds ausgelöst.

Hinsichtlich der Frage der „Unverzüglichkeit“ der Anzeige geht die BaFin regelmäßig nicht mehr davon aus, dass eine Anzeige unverzüglich erfolgt ist, wenn ein Zeitraum von vier Wochen nach der Bestellung überschritten ist. Das Behördenführungszeugnis und der Gewerbezentralregisterauszug müssen innerhalb der o. a. Frist zumindest beantragt worden sein.

Tabelle 3: Exemplarische Prüfungsfragen zu Mitgliedern des Kontrollorgans gem. §§ 24 Abs. 1 Nr. 15, 15a KWG

c) Fusionsanzeigen

Die unter 3. a) sowie 3. b) thematisierten Anzeigeverpflichtungen sind auch im Zuge von Fusionen zu beachten.

Besteht die Absicht, dass ein Geschäftsleiter des übertragenden Instituts auch Geschäftsleiter in dem fusionierten Institut werden soll, behält sich die Aufsicht die Beurteilung vor, ob die bisher vorliegenden Voraussetzungen an die fachliche Eignung des Geschäftsleiters auch für das fusionierte Institut angemessen sind. Des Weiteren ist das Ausscheiden von Geschäftsleitern anzuzeigen. Analog zu diesen Anzeigen sind der Aufsicht auch die Veränderungen im Aufsichtsrat (Bestellung, Ausscheiden) mitzuteilen.

Das jeweilige Procedere erfolgt weitestgehend analog zu den bereits dargestellten Verfahren. Den Anzeigen sind die in §§ 5a–d AnzV geforderten Unterlagen – jedoch jeweils nur in aktualisierter Form (soweit diese der Aufsicht bereits aus früheren Anzeigen vorliegen) – beizufügen. Im Einzelfall kann die BaFin auf die Anzeige bzw. auf einzelne Unterlagen verzichten.

Tabelle 4: Exemplarische Prüfungsfragen zu Mandatsanzeigen gem. §§ 24 Aba. 1 Nr. 1, 2, 15, 15a KWG i. V. m. Fusionen

PRÜFUNGSTIPPS

  • Prüfen Sie, ob sichergestellt ist, dass Veränderungen oder beabsichtige Veränderungen hinsichtlich der Geschäftsleitung den für das Anzeigewesen Zuständigen bekannt sind.
  • Da sich Veränderungen bezgl. der Mandate im Kontrollorgan meist u. a. nach den Hauptversammlungen sowie General-/Vertreterversammlungen ergeben, verwenden Sie das entsprechende Protokoll als Prüfungsunterlage.
  • Auch bezüglich weiterer Veränderungen bei den Mandatsträgern nutzen Sie das Protokollbuch zu Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen als Informationsquelle.
  • Zusätzlich zu den gesetzlichen Grundlagen ziehen Sie:
    • das Merkblatt zu den Geschäftsleitern gem. KWG, ZAG und KAGB,
    • das Merkblatt zu den Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gem. KWG und KAGB,
    • von der Aufsicht zum Thema veröffentlichte Checklisten sowie Auslegungen und
    • einen KWG-Kommentar

zur Prüfung heran.

  • Legen Sie besonderes Augenmerk auf die Angabe zu weiteren Mandaten und der zeitlichen Verfügbarkeit:
    • Werden alle relevanten Mandate angegeben?
    • Wird bei der Ausübung mehrerer Mandate die geschätzte Anzahl der Arbeitstage pro Jahr angegeben?

Darstellungsbeispiel:

Tabelle 5: Exemplarische Darstellung für die Mandate eines Aufsichtsratsmitglieds

  • Werden bei Aufsichtsratsmandaten neben der Sitzungszeit auch die Zeiten der Vor- und Nachbereitung einbezogen?
  • Prüfen Sie bei Vorliegen des rechtlichen Vollzugs einer Fusion, welche weiteren, im obigen Text dargestellten, Anzeigenotwendigkeiten vorliegen.

 

Beitragsnummer: 72936

 



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