Prüfung des Prozessmanagements

Praxisorientierte Prüfungsansätze für die Interne Revision

Thomas Maurer, Leiter Interne Revision, Münchner Bank eG

Die Bankenbranche befindet sich auf Grund der andauernden Niedrigzinsphase, des veränderten Kundenverhaltens und der fortschreitenden Digitalisierung in einer massiven Umbruchphase. Es gilt, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und diese mit effizienten Prozessen kostengünstig umzusetzen. Vor diesem Hintergrund sollte auch das Prozessmanagement im Prüfungsuniversum der Internen Revision eine größere Rolle spielen.

SEMINARTIPP

Prozessorientierte Schlüsselkontrollen im Fokus der Aufsicht, 03.12.2019, Frankfurt/M.

 

Ausgangslage

In vielen Instituten haben sich die aktuellen Geschäftsprozesse über Jahre und Jahrzehnte entwickelt. Die Verantwortlichkeiten für die Prozesse sind oft nicht klar definiert, Prozessziele und Kennzahlen, mit denen die Prozessleistung gemessen werden kann, fehlen häufig. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess zur laufenden Optimierung der Prozesse und der konsequenten Ausrichtung auf die Kundenbedürfnisse ist ebenfalls noch eher selten anzutreffen. Auch die zur Verfügung stehende Technik ist oft nicht mehr zeitgemäß. Um sich für die Herausforderungen der Umwälzungen zu wappnen, sollten sich die Institute verstärkt mit ihren Prozessen und deren Optimierung beschäftigen.

Ziele des Prozessmanagements

Ein integriertes Prozessmanagementsystem ermöglicht eine End-to-End-Betrachtung der Geschäftsprozesse und damit eine Ausrichtung auf die Kundenbedürfnisse. Die Anzahl der Verantwortlichkeiten kann auf wenige Key-Player reduziert werden. Damit kann mittelfristig eine deutliche Verkürzung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten erreicht werden. Die Schnittstellen werden transparent und können mit verbindlichen Service-Level-Agreements hinsichtlich der Lieferantenqualität gesteuert werden. Klar definierte Ziele für jeden Prozess sind ein weiterer wichtiger Bestandteil des Prozessmanagements. Auf dieser Basis kann dann ein zielgerichtetes Prozesscontrolling stattfinden, um die Gesamtleistung eines Prozesses deutlich zu machen.

BUCHTIPP

Meier (Hrsg.), Praxisleitfaden Prozessmanagement, 2017.

 

 

Aufgaben der Prozesseigner

Für jeden Prozess kann es nur einen Prozessverantwortlichen geben, den Prozesseigner. Dies Funktion sollte auf einer ausreichend hohen Hierarchieebene angesiedelt werden, um die Notwendige Entscheidungs- und Durchsetzungsfähigkeit des Prozesseigners zu gewährleisten. Die Prozesseigner modellieren den Prozess, vereinbaren die Prozessleistung mit Zulieferern und Abnehmern und planen die Zielwerte des Prozesses. Sie überwachen die Zielerreichung anhand definierter Kennzahlen und analysieren auf dieser Basis die Schwachstellen des Prozesses. Die Ergebnisse dieser Analyse ermöglichen die Einleitung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Prozessverbesserung.

BERATUNGSANGEBOT

Prozessmanagement im Fokus von MaRisk & BAIT: Aufbau/Bewertung & Auditierung.

 

Prüfungsansätze für die Interne Revision

Unverzichtbare Prüfungsgrundlage bildet eine Prozesslandkarte, aus der die Kernprozesse des Instituts hervorgehen müssen. Zu Beginn der Prüfung sollten die Risiken des Prozesses seitens der Revision analysiert und bewertet werden, um eine risikoorientierte Vorgehensweise zu gewährleisten. Wichtige Anhaltspunkte für die Beurteilung der Prozessrisiken sind die Personalsituation (Fluktuation, Qualifikation), die zur Verfügung stehende Technologie, die Datenqualität, das im Prozess implementierte interne Kontrollsystem sowie externe Einflüsse wie das rechtliche Umfeld und die Anfälligkeit für dolose Handlungen.

Auf Basis der Risikobewertung ist die Dokumentation des Prozesses und der Prozessziele zu prüfen. Zunächst sind die Prozesse auf Transparenz und Aktualität, auch hinsichtlich der Schnittstellen zu untersuchen. Hinsichtlich der Prozesskennzahlen sollte auf einen angemessenen Bezug zur Strategie des Hauses sowie auf die Definition von Zielwerten geachtet werden. Die Steuerung des Prozesses kann anhand der vorliegenden Prozessanalysen des Prozesseigners sowie der Umsetzung und Wirksamkeit der eingeleiteten Verbesserungsmaßnahmen geprüft werden. Hinsichtlich der Wirksamkeit des Prozesses ist die Entwicklung der Prozesskennzahlen ein wichtiger Indikator. Auch die Prozesskosten und deren Entwicklung sollten Gegenstand der Prüfungshandlungen der Internen Revision sein.

Auf Basis der Kennzahlen zur Prozessperformance, kann ein Prozessportfolio gebildet werden, welches die Leistungsfähigkeit der einzelnen Prozesse auch im Vergleich untereinander transparent macht. Das wiederum gibt der Revision wertvolle Hinweise, welche Prozesse einer intensiveren Prüfung bedürfen.

INHOUSETIPP

Im Prüfungsfokus: Wesentliche Prozesse & AT 8.2-Handhabung.

 

 

Fazit

Die Prüfung des Prozessmanagements ist für die Revision unverzichtbar, um den in den MaRisk verankerten Auftrag zu erfüllen, grundsätzlich innerhalb von drei Jahren alle Aktivitäten und Prozesse zu prüfen. Auch für die Wesentlichkeitsbeurteilung nach BT 2.3 der MaRisk können wertvolle Impulse gewonnen werden.

PRAXISTIPPS

  • Wirken Sie darauf hin, dass Ihr Haus eine Prozesslandkarte erstellt, eine Risiko-Kontrollmatrix sollte diese ergänzen.
  • Prüfen Sie, ob Ihr Haus ein integriertes Prozessmanagementsystem aufgebaut hat.
  • Analysieren Sie regelmäßig das Prozessportfolio Ihrer Bank, um eventuelle Prozessschwächen frühzeitig zu erkennen.
  • Analysieren Sie auch den eigenen Revisionsprozess kritisch hinsichtlich der Prozessleistung und der Wirksamkeit von Verbesserungsmaßnahmen.

Beitragsnummer: 81659



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