Prüfung Neu-Produkte-Prozess & Produktkatalog

Erweiterte Prüfungsanforderungen für die Interne Revision

Thomas Maurer, Leiter Interne Revision, Münchner Bank eG

Der Ertragsdruck durch die massiv sinkenden Zinserträge und die fortschreitende Digitalisierung zwingen die Kreditinstitute dazu, ihre Geschäftsmodelle auf den Prüfstand zu stellen und im Sinne der Zukunftssicherung deutlich zu modifizieren. In diesem Zusammenhang bleibt es nicht aus, dass Geschäfte in neuen Produkten, auf neuen Märkten oder über neue Vertriebswege deutlich zunehmen werden. Vor diesem Hintergrund kommen auch auf die Interne Revision erweiterte Anforderungen hinsichtlich der Begleitung und Prüfung der entsprechenden Prozesse zu.

Aufsichtsrechtliche Anforderungen

Die Aufnahme von Geschäftsaktivitäten in neuen Produkten oder auf neuen Märkten (einschließlich neuer Vertriebswege) ist zunächst mit erhöhten Risiken behaftet. Jedes Institut muss die von ihm betriebenen Geschäftsaktivitäten verstehen (alle betroffenen Fachbereiche und Mitarbeiter). Produkte, für die die erforderlichen Kenntnisse im Unternehmen nicht vorhanden sind, dürfen nicht erworben bzw. vertrieben werden. Ein immerwährender Diskussionspunkt in den meistern Häusern ist die Frage, ob es sich überhaupt um ein neues Produkt, einen neuen Markt oder neuen Vertriebsweg handelt.

Vielleicht hilft hier die folgende Definition weiter: Neue Produkte, Märkte oder Vertriebswege sind alle Veränderungen (auch von Usancen eines bislang eingeführten Produktes), sofern die neuen Aktivitäten zu Änderungen in der Handhabung bei den beteiligten Organisationseinheiten, der IT-Ausstattung, der Qualität der Mitarbeiter, der Arbeitsabläufe, der Ausgestaltung der Risikosteuerungs- und -controllingprozesse sowie der Vertriebskanäle führen.

SEMINARTIPPS

Prüfung Neue-Produkte-Prozess (NPP) & Produktkatalog, 03.12.2019, Frankfurt/M.

Umsetzung und (Über-)Prüfung einer angemessenen Risikokultur, 16.03.2020, Frankfurt/M.

Neue MaRisk 2020, 17.03.2020, Frankfurt/M.

Neu-Produkte-Prozess (NPP), 30.03.2020, Köln.

Im Rahmen der MaRisk-Novelle 2017 wurden die aufsichtsrechtlichen Anforderungen erweitert. AT 8.1, Tz. 2 der MaRisk verlangt explizit das Vorhalten eines Produkte-Märkte-Katalogs (PMK). Hinzu kommt eine Überprüfung in angemessenem Turnus, ob die im PMK genannten Produkte noch verwendet werden. Produkte, die über einen längeren Zeitraum nicht mehr Gegenstand der Geschäftstätigkeit waren, sind zu kennzeichnen. Vor Wiederaufnahme der Geschäftstätigkeit in diesen Produkten ist die Bestätigung der in die Abläufe eingebundenen Organisationseinheiten einzuholen, dass die Prozesse noch funktionsfähig sind. Bei Veränderungen ist zu prüfen, ob der NPP erneut zu durchlaufen ist.

In AT 8.1 Tz. 8 wurde neu geregelt, dass eine anlassbezogene Überprüfung und ggf. Anpassung des NPP bei einer Häufung von Fällen erforderlich ist, in denen die in den Konzepten getroffenen Annahmen und Analysen des Risikogehalts der Aktivitäten in neuen Produkten/auf neuen Märkten im Wesentlichen unzutreffend waren, in denen die in den Konzepten und aus den Testphasen gezogenen Konsequenzen im Wesentlichen unzutreffend waren oder in denen gem. AT 8.1 Tz. 7 getroffene Einschätzungen, dass Aktivitäten in neuen Produkten oder auf neuen Märkten sachgerecht gehandhabt werden können, sich als unzutreffend erwiesen haben.

Grundsätzlicher Ablauf eines Neuproduktprozesses

Zunächst ist durch den Initiator ein Konzept zu erstellen, das die wesentlichen Aspekte des neuen Produktes und dessen Auswirkungen auf die relevanten Bereiche der Bank darstellt. Bereits in die Erstellung dieses Konzeptes sind die Compliance-Funktion und die Interne Revision einzubinden. Die häufig praktizierte Vorgehensweise, dass der Internen Revision das fertige Konzept vorgelegt wird, entspricht somit nicht den aufsichtsrechtlichen Vorgaben. Weiter ist sicherzustellen, dass das neue Produkt in Übereinstimmung mit den Strategien der Bank steht. Alle von der Neuerung betroffenen Fachbereiche sind im Hinblick auf die sachgerechte Handhabung des neuen Produktes frühzeitig einzubinden. Dabei sind sowohl die personellen als auch die sachlichen Voraussetzungen detailliert zu untersuchen. Auch die Auswirkungen auf die IT-Prozesse, das IKS, die Rechnungslegung und das Meldewesen sind zu analysieren. Vor Einführung empfiehlt sich eine Bestätigung der Fachbereiche über die ausreichende Qualifikation der Mitarbeiter und die adäquate technische Ausstattung (z. B. für Bepreisung, Risikocontrolling, Überwachung, Meldewesen, Bilanzierung und Marktinformationen). Je nach Ausprägung des neuen Produktes, Marktes oder Vertriebswegs ist zu entscheiden, ob eine Testphase erforderlich ist, innerhalb derer Geschäfte nur in überschaubarem Umfang getätigt werden.

BUCHTIPP

Handbuch Neu-Produkt-Prozess, 2018.

 

 

Prüfungsansätze für die Interne Revision

Wichtig ist ein klarer Prozess für die finale Festlegung, wann ein NPP erforderlich ist. Auch der Umgang mit Produktvarianten sollte eindeutig geregelt sein. Besondere Aufmerksamkeit sollte herrschen, wenn wiederholt ein hoher Zeitdruck beim Durchlauf des NPP festgestellt wird. Auch vorweggenommene Entscheidungen des Vorstandes und damit die Degradierung des NPP zu einer „Alibifunktion“ sollten hinterfragt werden. Bei der Frage, ob ein Fachbereich in der Lage ist, das neue Produkt/den Markt/Vertriebsweg sachgerecht zu handhaben, wird nicht selten ein gewisser psychologischer Druck aufgebaut, so dass kein Bereich als „Verhinderer“ dastehen möchte und vielleicht bestätigt, dass das Produkt sachgerecht gehandhabt werden kann, obwohl nicht alle Aspekte betrachtet werden konnten.

In diesem Zusammenhang ist auch wichtig, dass die Anforderungen des AT 8.2 der MaRisk stets mit betrachtet werden. Demnach ist zu prüfen, ob aus dem NPP eine wesentliche Veränderung der Aufbau- oder Ablauforganisation oder der IT-Systeme resultiert. In diesem Fall sind vor Umsetzung die Auswirkungen auf die Kontrollverfahren und die Kontrollintensität zu analysieren.

Fazit

Die zu erwartende Zunahme von Neuproduktprozessen wird in der Internen Revision zusätzliche Kapazitäten binden. Vor diesem Hintergrund ist es erforderlich, dass die Revision frühzeitig in alle diesbezüglichen Aktivitäten eingebunden wird und im Rahmen der Begleitung der Neuproduktprozesse falls erforderlich Hinweise zur Einhaltung der aufsichtsrechtlichen Vorgaben geben kann. Dass dabei streng auf die Neutralität der Internen Revision zu achten ist, versteht sich von selbst. In der Planung 2020 sollten die hierfür voraussichtlich benötigten Ressourcen angemessen berücksichtigt werden.

PRAXISTIPPS

  • Rechnen Sie mit einer zunehmenden Zahl von Neuproduktprozessen.
  • Achten Sie auf eine frühzeitige Einbindung der Revision bereits in die Konzeption.
  • Beachten Sie bei Neuproduktprozessen immer auch die Anforderungen aus AT 8.2.
  • Stellen Sie sicher, dass in die Entscheidung, ob ein NPP erforderlich ist, immer eine neutrale Stelle einbezogen wird.

Beitragsnummer: 85044


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