Sachkunde, Zuverlässigkeit und Registrierung bestimmter Mitarbeiter

Erfahrungen aus der Prüfung der Anforderungen gem. § 34d WpHG

Mario Herrmann, Spezialistenteam Depot/WpHG, Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e.V. und AWADO Deutsche Audit GmbH

I. Ausgangslage

1. Rechtliche Grundlagen – Sinn und Zweck der Anzeigeverpflichtung

Mit dem Gesetz zur Stärkung des Anlegerschutzes und Verbesserung der Funktionsfähigkeit des Kapitalmarkts (AnsFUG) wurde die Vorschrift des § 34d Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) i. V. m. der WpHGMaAnzV eingeführt.

Nach § 34d WpHG darf ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen einen Mitarbeiter nur dann mit der Anlageberatung betrauen bzw. als Vertriebsbeauftragten oder als Compliance-Beauf-tragten bestellen, wenn dieser sachkundig ist und über die für seine Tätigkeit erforderliche Zuverlässigkeit verfügt. Ferner sind die betreffenden Mitarbeiter vor Aufnahme ihrer Tätigkeit bei der BaFin anzuzeigen. Zu diesem Zweck hat die BaFin ein elektronisches Meldeportal (MVP) eingerichtet.

Hintergrund der Einführung war der Wille des Gesetzgebers, für einen besseren Schutz der Anleger vor Falschberatung sorgen, nachdem aus Sicht der Aufsicht praktische Erfahrungen darauf hindeuteten, dass das Gebot der anlegergerechten Beratung in der Beratungspraxis nicht immer ausreichend zur Geltung kommt. Insbesondere bestehe der öffentliche Eindruck, dass die Beratungsleistung der Institute wesentlich durch Vertriebsvorgaben und Provisionsinteressen beeinflusst werde, und Kundeninteressen nur eine untergeordnete Rolle spielen.

Um Falschberatung entgegen zu wirken, werden der BaFin weiterhin zusätzliche Möglichkeiten eingeräumt werden, um Verstöße gegen die Gebote der anlegergerechten Beratung und der Offenlegung von Provisionen als Ordnungswidrigkeiten zu ahnden.

Bei Verstößen gegen anlegerschützende Vorschriften hat die BaFin die Möglichkeit, Sanktionen gegen die Institute zu verhängen sowie – als ultima ratio – den Einsatz einzelner Personen in der Anlageberatung für einen bestimmten Zeitraum zu untersagen.

Durch die Verpflichtung, auch Kundenbeschwerden, die sich auf die Anlageberatung beziehen, der BaFin anzuzeigen verfolgt diese darüber hinaus die Absicht, durch das Erkennen einer eventuellen Häufung von Kundenbeschwerden etwaige Missstände aufzudecken und bei Bedarf Maßnahmen anzuordnen, die dem Schutz der Kunden dienen. Ergänzend zur Überwachung durch das Mitarbeiter- und Beschwerderegister hat die BaFin in 2016 153 Hauptstellen und Filialen im Rahmen von vor Ort Besuchen aufgesucht und mit 810 Mitarbeitern Gespräche geführt. [1]

2. Feststellungen aus Depot-/WpHG-Prüfungen nach § 36 WpHG

Die Einhaltung der aufsichtsrechtlichen Vorgaben ist im Rahmen der Prüfung nach
§ 36 WpHG regelmäßig zu prüfen. Dabei ergaben sich in Einzelfällen vermehrt nachfolgende Feststellungen:

  • die Mitarbeiter wurden vor Anzeige mit der betreffenden Tätigkeit betraut,
  • die Anzeigen erfolgten falsch oder unvollständig,
  • Änderungsanzeigen wurden nicht bzw. verspätet erstattet,
  • Kundenbeschwerden wurden nicht als anzeigepflichtige Beschwerden identifiziert und somit nicht angezeigt,
  • bei der Anzeige von Kundenbeschwerden wurde die Geschäftsstelle nicht mit angezeigt.

Nach den Vorgaben aus der WpDPV (Wertpapierdienstleistungs-Prüfungsverordnung) sind Fehler bei den Anzeigen qualitative Mängel im Sinne des § 2 Abs. 2 Nr. 1 WpDPV. Ursachen für vorstehende Fehler waren sehr häufig prozessuale Schwächen bei der Organisation des Prüfungs- und Meldeprozesses in den einzelnen Häusern.

II. Umsetzung in der Praxis

  1. Meldeverfahren

Zur Umsetzung in der Praxis hat die BaFin ein elektronisches Meldeverfahren implementiert. Die BaFin akzeptiert Meldungen ausschließlich in elektronischer Form über das Meldeportal (MVP).

Die betreffenden Mitarbeiter sind vor Aufnahme der Tätigkeit anzumelden, Veränderungen bei bereits angezeigten Sachverhalten sind innerhalb von 4 Wochen, Beschwerden innerhalb von 6 Wochen ab Bekanntwerden in der Bank der BaFin mitzuteilen.

Zur Unterscheidung von Berichtigungs- bzw. Änderungsanzeigen hat die BaFin klargestellt, dass eine Änderungsanzeige abzugeben ist, wenn sich Veränderungen bei angezeigten Sachverhalten ergaben, die ursprünglich zutreffend angezeigt wurden. Sofern die ursprüngliche Anzeige Fehler enthielt. ist dagegen eine Berichtigungsanzeige vorzunehmen. Auch hier kommt es in der Praxis mitunter zu Fehlern.

  1. Umfang der Anzeigen im MVP-Verfahren der BaFin

Einen Überblick über den Umfang der zum Meldeportal der BaFin eingegangenen Meldungen geben nachstehende Übersichten.

Anlageberaterinnen und Anlageberater Vertriebsbeauftragte
zum 31.12.2015 31.12.2016 31.12.2015 31.12.2016
Privat- und Auslandsbanken 44.789 42.576 8.122 7.017
Sparkassen/ Landesbanken 58.854 55.545 9.820 9.536
Genossen-schaftsbanken 40.361 38.333 7.116 6.800
Finanzdienst-leistungsinstitute 5.036 5.754 378 370
Summe 149.040 142.208 25.436 23.723
Beschwerden
2015 2016
Privat- und Auslandsbanken 1.546 1.633
Sparkassen/ Landesbanken 1.691 1.837
Genossenschafts- banken 1.299 1.463
Finanzdienst- leistungsinstitute 104 63
Summe 4.640 4.996

Nach dem Jahresbericht der BaFin für 2016 überprüfte die BaFin in 23 laufenden Verfahren die Zuverlässigkeit von Anlageberatern und Vertriebsbeauftragten. In einem Fall stand die Sachkunde eines Mitarbeiters in Frage. In einem anderen Verfahren sprach die BaFin eine Verwarnung aus, nachdem ein Anlageberater wiederholt gegen Verhaltenspflichten verstoßen hatte, die bei der Anlageberatung zu beachten sind. Die internen Kontrollen des Unternehmens hatten den Fall selbst identifiziert. Ein zweites Verwarnungsverfahren dauerte Ende 2016 noch an. In diesem Fall untersuchte die BaFin Beschwerdehäufungen im Mitarbeiter- und Beschwerderegister, stellte wiederholte Verstöße fest und identifizierte den betroffenen Mitarbeiter, der die Unternehmen gewechselt hatte.

Insgesamt erwartet die BaFin, dass die Wertpapierdienstleistungsunternehmen angemessene Prozesse implementieren, die sicherstellen, dass nur sachkundige und zuverlässige Mitarbeiter mit der Tätigkeit als Anlageberater als Vertriebsbeauftragter bzw. als Compliance-Beauftragter betraut werden. Darüber hinaus haben die Wertpapierdienstleistungsunternehmen sicherzustellen, dass die Mitarbeiter erst nach Anzeige mit der jeweiligen Tätigkeit betraut werden, sowie Beschwerdeanzeigen sach- und zeitgerecht bewertet und angezeigt werden.

  1. Überblick über die zu implementierenden Prozesse

Im Hinblick auf die in der Vergangenheit vorgekommene Fehlerhäufigkeit, die – neben individuellen Ursachen – wohl in der Praxis auch auf Prozessschwächen im individuellen Prüfungs- und Meldeprozesses zurückzuführen sind, werden nachstehend mehrere aufeinander aufbauende Prozesse aufgeführt, die in der Praxis einen effizienten Ablauf unterstützen und die Fehleranfälligkeit reduziert.

  1. Prozess zur Identifizierung anzeigepflichtiger Mitarbeiter

In der Praxis vorkommende Fehler sind häufig darauf zurückzuführen, dass die für das Anzeigeverfahren verantwortlichen Mitarbeiter nicht rechtzeitig über die relevanten Informationen verfügen, was zu Fristverstößen im Rahmen der Anzeigen führt. Bewährt hat sich die Übertragung der Meldepflichten an Mitarbeiter aus der Personalabteilung. Darüber hinaus sind diese Mitarbeiter zwingend in den Workflow Neueinstellung / Stellenneubesetzung / Versetzungen einzubinden, zumindest sofern anzeigerelevante Personengruppen betroffen sind.

  1. Prozess zur Feststellung der Sachkunde und Zuverlässigkeit

Die betreffenden Mitarbeiter dürfen erst mit einer anzeigepflichtigen Tätigkeit betraut werden, wenn die erforderliche Sachkunde und Zuverlässigkeit vorliegt und entsprechend dokumentiert wurde.

Die Anforderungen an die Sachkunde und Zuverlässigkeit ergeben sich aus dem
1. Abschnitt der WpHG MaAnzV.

Im Kern geht es darum, dass die Mitarbeiter über die für ihre Tätigkeit erforderlichen Kenntnisse und (z.B. bei den Compliance-Beauftragten) über die notwendigen Erfahrungen verfügen. Die Mitarbeiter können diese Kenntnisse durch externe oder interne Seminare, sonstige Schulungsmaßnahmen bzw. durch bestimmte Ausbildungsabschlüsse erlangen bzw. nachweisen.
Als zuverlässig sind die Mitarbeiter dann anzusehen, wenn sie nicht wegen eines der in § 6 der WpHGMaAnzV aufgeführten Vergehens rechtskräftig verurteilt wurden.

  1. Prozess zur Sicherstellung, dass die Mitarbeiter erst nach Anzeige mit einer anzeigepflichtigen Tätigkeit betraut werden

Die Betrauung (Beauftragung) mit einer Tätigkeit ist nach Ansicht der Aufsicht als ein eigener Rechtsakt anzusehen, welcher nicht zwingend mit dem Zeitpunkt der Einstellung übereinstimmen muss.

In der Praxis bewährt hat sich, dass die Mitarbeiter nach Einstellung und Überprüfung der Sachkunde und Zuverlässigkeit eine angemessene Zeit in die internen Regelungen der Bank eingearbeitet werden. Dieser Zeitraum kann für die Abgabe der Anzeige und Überwachung des Eingangs der Anzeige genutzt werden.

Eine beispielhafte Übersicht der zeitlichen Abläufe am Beispiel einer Neueinstellung kann nachstehender Übersicht entnommen werden:

  1. Prozess für die Anzeigen von Kundenbeschwerden i. S. v. § 34d Abs. 1 S. 4 WpHG

Die Beschwerden – zumal wenn diese gehäuft auftreten – sind nach Auffassung der BaFin ein möglicher Indikator für eventuelle Missstände. Der Prozess für die Anzeige der Kundenbeschwerden muss sicherstellen, dass alle relevanten Beschwerden nach dem intern vorgesehenen Verfahren an die für die Anzeigen zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Darüber hinaus sind diese Beschwerden zwingend den Compliance-Beauftragten zur Kenntnis zu geben. In der Praxis bewährt haben sich Prozesse, bei denen die für die Anzeige der Kundenbeschwerden zuständigen Mitarbeiter die Entscheidung, ob eine Anzeigepflicht besteht oder nicht, unter Einbeziehung der Compliance-Funktion treffen. Die Verantwortung liegt hierbei jedoch mit Blick auf die nach BT 1.3.3 der MaComp geforderte Unabhängigkeit der Compliance-Funktion nicht beim Compliance-Beauftragten.

In der Prüfung festzustellende Verstöße gegen die Pflichten aus § 34 d Abs. 1 Satz 4 WpHG resultieren häufig aus einer zu engen Auslegung der Frage „Was ist eine anzeigepflichtige Beschwerde?“ Nach der Verwaltungspraxis der BaFin ist eine Beschwerde jede Unmutsbekundung des Kunden, die in Zusammenhang mit der Tätigkeit eines Anlageberaters steht. So ist zum Beispiel auch eine Kundenbeschwerde aufgrund einer im Zusammenhang mit einer Anlageberatung falsch durch den Berater erfassten Kundenorder eine anzeigepflichtige Kundenbeschwerde. Generell ist somit ein „weites“ Begriffsverständnis des Beschwerdebegriffes bei der Beurteilung zugrunde zu legen. Auch aus Sicht der Bank ggf. unberechtigte Beschwerden oder solche, denen die Bank abgeholfen hat, sind anzeigepflichtig.

  1. Besonderheiten bei Fusionen von Banken

Nach § 34 d Abs. 2 Satz 3 WpHG sind der BaFin Veränderungen angezeigter Sachverhalte unverzüglich mitzuteilen. Nach der Verwaltungspraxis der BaFin sind Änderungsanzeigen spätestens 4 Wochen nach Bekanntwerden der Veränderung abzugeben. Bei Verschmelzung von Banken besteht die Besonderheit, dass mit Eintragung der Verschmelzung die Mitarbeiter der übertragenen Bank für die übernehmende Bank tätig werden. Insofern sind alle Mitarbeiter der übernommenen Bank beim Mitarbeiteranzeigenregister abzumelden, sowie für die übernehmende Bank wieder anzumelden. Eine automatische „Ummeldung“ bzw. Umschlüsselung durch die BaFin erfolgt hier nicht.

Da das genaue Datum der Eintragung der Fusion zum Handelsregister in der Praxis meist vorab nicht exakt bekannt ist, kann die „Ummeldung“ der betroffenen Mitarbeiter auch zeitlich vor dem Eintragungsdatum liegen. In der Praxis hat sich hier eine vorherige Kontaktaufnahme und Abstimmung mit der BaFin bewährt.

Eine beispielhafte Übersicht der zeitlichen Abläufe im Falle einer Fusion kann nachstehender Übersicht entnommen werden:

III. Ausblick: Anforderungen an die Sachkunde und Zuverlässigkeit sowie die Anzeigen unter MiFID II

Mit Einführung des 2. FiMaNoG (Finanzmarktnovellierungsgesetz) werden in Umsetzung der MiFID II-Regularien ab Januar 2018 die Anforderungen an die Sachkunde und Zuverlässigkeit der Mitarbeiter auch auf die Mitarbeiter, die in der Finanzportfolioverwaltung tätig sind, sowie auf sog. „Vertriebsmitarbeiter“ erweitert. Für beide Personengruppen wird demnach künftig eine Sachkunde- und Zuverlässigkeitsprüfung notwendig sein. Eine Verpflichtung zur Anzeige der Mitarbeiter im MVP besteht jedoch weiterhin ausschließlich für die Anlageberater, Vertriebsbeauftragten sowie den Compliance-Beauftragten. NUR ALS ZITAT, HIER LÖSCHEN: Ab Januar 2018 werden die Anforderungen an die Sachkunde und Zuverlässigkeit der Mitarbeiter auch auf die Mitarbeiter, die in der Finanzportfolioverwaltung tätig sind, sowie auf sog. „Vertriebsmitarbeiter“ ausgedehnt.

PRAXISTIPPS

  • Stellen Sie die Prozesse Ihres Hauses bezüglich der Anforderungen gem. § 34d WPHG auf den Prüfstand.
  • Bereiten Sie sich organisatorisch darauf vor, dass ab Januar 2018 eine Sachkunde- und Zuverlässigkeitsprüfung auch für Mitarbeiter, die in der Finanzportfolioverwaltung tätig sind, sowie sog. „Vertriebsmitarbeiter“ vorgeschrieben ist.
  • Stellen Sie sicher, dass die für das Anzeigeverfahren verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig über alle relevanten Informationen verfügen.
  • Stimmen Sie sich bei einer anstehenden Fusion bezüglich des Themas Mitarbeiteranzeigenregister rechtzeitig mit der BaFin ab.
  1. BaFin Jahresbericht 2016

Beitragsnummer: 39066



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