Sind meine Mitarbeiter Fit für die Sonderprüfung?

Marcus Michel, Vorstand FCH Gruppe AG

Diese Frage stellen sich aktuell viele Vorstände: Wenn man auf der Seite der BaFin forscht, findet man aktuell wieder eine Vielzahl von Ausschreibungen für Sonderprüfungen in der Kreditwirtschaft. Dabei muss man wissen, das sind nur die Ausschreibungen, welche extern vergeben werden, gleichzeitig prüft die Bundebank aber auch noch in einem erheblichen Maße selbst und das mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

Was sind die Prüfungsschwerpunkte? Diese werden jedes Jahr neu festgelegt, in der Tendenz kann man aktuell aber sehen, dass die Themenbereiche IT, Kreditvergabestandard und auch Geldwäsche einen starken Fokus haben. Gerade der Bereich IT und hier in enger Verbindung auch der Bereich der Dienstleistersteuerung und -überwachung stehen im Fokus der Prüfungen.

Rein statistisch trifft eine Sonderprüfung ein Institut alle sieben bis zehn Jahre, es gibt aber auch eine Vielzahl von Instituten deren letzte Prüfung schon deutlich länger zurückliegt. Neben der reinen formalen Prüfung der sog. „schriftlich fixierten Ordnung“, d. h. passen die institutsindividuell getroffenen Regelungen zu den Vorgaben der Bankenaufsicht, steht die Frage „Werden die vom Institut getroffenen Regelungen in der Praxis durch die Mitarbeiter auch so gelebt?“ im Fokus der bankaufsichtlichen Prüfung. Gerade dieser Punkt bedeutet eine erhebliche Belastung in der Prüfung für einen ausgewählten Mitarbeiterkreis. Die Überprüfung der Einhaltung der dokumentierten Regelungen erfolgt durch Interviews der bankaufsichtlichen Prüfer mit den Verantwortlichen der Institute. Sind ihre Mitarbeiter darauf vorbereitet?

SEMINARTIPPS

Aktuelle § 44er Sonderprüfungen im Meldewesen, 02.12.2019, Frankfurt/M.

Aktuelle 44er Prüfungen im Meldewesen: Prüfungsansätze & Erfahrungen, 28.10.2020, Frankfurt/M.

§ 44er Sonderprüfungen zur Gesamtbanksteuerung, 01.12.2020, Frankfurt/M.

Die Situation, plötzlich relativ allein, zwei bis drei Prüfern gegenüber zu sitzen und in einem oftmals mehrere Stunden dauernden Interview Auskunft über Prozesse, Abläufe, Methoden … geben zu müssen, gleichzeitig Regelungen die oftmals schon älter sind zu erläutern, ggf. auch zu rechtfertigen, bringt die Betroffenen in eine starke Stresssituation. In der Folge ist immer wieder festzustellen, dass gerade aus den Aussagen (Fehlern) in den Interviews viele Feststellungen der Bankenaufsicht begründet werden.

In den Marktbereichen werden die Berater bereits seit vielen Jahren durch intensive Trainingsmaßnahmen (TOJ) auf die besondere „Interviewsituation“ mit dem Kunden vorbereitet, lernen Verhaltensweisen, Argumentationen und Methoden, um sicher Themen zu vermitteln und zu überzeugen. Gerade mit Blick auf die besondere Sonderprüfungssituation hat sich gezeigt, dass eine gezielte Vorbereitung der Mitarbeiter auf diese Interviewsituation in Form von simulierten Aufsichtsgesprächen (TOJ – Sonderprüfung) deutlich mehr Sicherheit für den Betroffenen bringt und dies in der Folge oftmals auch zu weniger Feststellungen führt.

BERATUNGSTIPPS

Fit für die Sonderprüfung nach § 44 KWG.

Fit für MaRisk-Prüfung Gesamtbanksteuerung.

Fit für die BAIT und die Sonderprüfung IT.

Die Bankenaufsicht kommt häufig schon mit einem Bündel an Feststellungen, die nicht institutsspezifisch sind, sondern häufig auf Feststellungen bei Dienstleistern (Auslagerungsrisiken) beruhen. Auch hier gilt es, die Mitarbeiter, die mit diesen Feststellungen konfrontiert werden, gezielt darauf vorzubereiten und ihnen Argumente an die Hand zu geben, die zeigen, dass sich das Institut bestimmter Risken bewusst ist und für diese Risken Maßnahmen ergriffen hat, um sie abzumildern.

PRAXISTIPPS

  • Regelmäßiges Austauschen über Prüfungsfeststellungen in vergleichbaren Instituten schafft Transparenz über Risiken. Das darf aber nicht „Herrschaftswissen“ der Revision sein, sondern muss systematisch in die Fachbereiche eingesteuert werden.
  • Rechtzeitige, gezielte Vorbereitung auf die Interviewsituation der Führungskräfte und bestimmter herausgehobener Fachspezialisten (u. a. RC, IT …) schaffen Sicherheit und führen oftmals zu deutlichen Reduzierungen der Feststellungen.

 

Beitragsnummer: 86920


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