Urlaubsgewährung, Urlaubsverfall und Vererbbarkeit des Urlaubsanspruchs

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Anja Schröder, Rechtsanwältin;
Nicole Deparade, Rechtsanwältin, beide GSK Stockmann Rechtsanwälte Steuerberater Partnergesellschaft mbH

Einführung

Mit den zwei jüngsten Entscheidungen baut der EuGH die Rechte von Arbeitnehmern im Zusammenhang mit Urlaub weiter aus: Der Anspruch auf Urlaub ist vererblich; die Erben des Arbeitnehmers können vom ehemaligem Arbeitgeber eine finanzielle Vergütung für nicht genommenen Jahresurlaub verlangen. Zudem verliert ein Arbeitnehmer seinen Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub nicht schon dann, wenn er es versäumt hat, einen Urlaubsantrag zu stellen.

Grundlagen zur Inanspruchnahme und Gewährung und zum Verfall von Urlaub

Im laufenden Arbeitsverhältnis entsteht der gesamte Jahresurlaub zu Beginn des Jahres und muss grundsätzlich im jeweiligen Kalenderjahr vollständig genommen werden. Im Normalfall stellt der Arbeitnehmer einen entsprechenden Urlaubsantrag, der Arbeitgeber gewährt den Urlaub durch zeitliche Festlegung unter gleichzeitiger Freistellung des Arbeitnehmers von seiner Arbeitspflicht für diesen Zeitraum. Die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers sind vorrangig zu berücksichtigen. Eine Nichtberücksichtigung kann wegen dringender betrieblicher Belange oder wegen entgegenstehender Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer in Betracht kommen. Eine Übertragung des Urlaubs auf das Folgejahr ist gemäß § 7 Abs. 3 S. 2 BUrlG ausnahmsweise zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen, beispielsweise lange Krankheit. Im Falle einer solchen Übertragung muss der Urlaub dann in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres, also bis zum 31. März, gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 3 S. 3 BUrlG). Kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub aufgrund langer Krankheit oder wegen zwischenzeitlichen Ruhens des Arbeitsverhältnisses nicht in Anspruch nehmen, so verfällt sein Urlaubs- bzw. Urlaubsabgeltungsanspruch allerdings erst 15 Monate nach Ablauf des betreffenden Urlaubsjahres.

Kein grundsätzlicher Verfall des Urlaubsanspruchs bei Nichtbeantragung durch den Arbeitnehmer

Was gilt jedoch, wenn der Arbeitnehmer keinen Urlaubsantrag stellt und auch nicht wegen Erkrankung, Elternzeit oder sonstigen Gründen nicht in der Lage war, den ihm zustehenden Urlaub rechtzeitig zu nehmen?

Bisher verfiel der Urlaubsanspruch bei einer solchen Untätigkeit des Arbeitnehmers zum Ende des Urlaubsjahres bzw. mit Ablauf des Übertragungszeitraums also zum 31. März des Folgejahres.

Nach der aktuellen Entscheidung des EuGH vom 06.11.2018 (EuGH, Urteil vom 06.11.2018 – C-619/16 und C-684/16) verliert ein Arbeitnehmer die ihm gemäß dem Unionsrecht zustehenden Urlaubstage und entsprechend seinen Anspruch auf Urlaubsentgelt jedoch nicht automatisch allein deshalb, weil er vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses (oder im Bezugszeitraum) keinen Urlaub beantragt hat. Diese Ansprüche können laut EuGH vielmehr nur dann untergehen, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber etwa durch eine angemessene Aufklärung tatsächlich in die Lage versetzt wurde, die offenen Urlaubstage rechtzeitig zu nehmen und dies aus freien Stücken und in voller Kenntnis der Sachlage nicht getan hat.

Beweispflicht des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber ist dafür beweispflichtig, dass er den Arbeitnehmer tatsächlich in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub in Anspruch zu nehmen. Der EuGH begründet seine Auffassung damit, dass der Arbeitnehmer im Verhältnis zum Arbeitgeber bzw. zu seinem Vorgesetzten in der schwächeren Position sei. Um zu verhindern, dass der Arbeitnehmer z. B. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses umfangreiche Urlaubsabgeltungsansprüche geltend macht, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer aktiv über seinen Urlaubsanspruch informieren und ihn zur Inanspruchnahme des Urlaubs unmissverständlich anhalten.

SEMINARTIPPS

Unterschätzte Pflichten zum Beschäftigten Datenschutz aus neuer DSGVO, 10.04.2019, Frankfurt/M.

Umsetzungsprüfung IVV 3.0, 11.04.2019, Frankfurt/M.

 

Kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer in den Urlaub zwingen?

Weigert sich ein Arbeitnehmer, Urlaub zu nehmen, so stellt sich für den Arbeitgeber die Frage, wie er mit dieser Situation umzugehen hat. Nach der aktuellen EuGH-Entscheidung muss der Arbeitgeber zwar aktiv werden und den Arbeitnehmer in die Lage versetzen, seinen Urlaub in Anspruch nehmen zu können. Die Verpflichtung des Arbeitgebers geht jedoch nicht so weit, von diesem zu verlangen, dass er seine Arbeitnehmer zwingt, ihren Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub tatsächlich wahrzunehmen.

Einseitige Anordnungsmöglichkeiten des Arbeitgebers

Will der Arbeitgeber dafür sorgen, dass (Rest-) Urlaub genommen wird, bestehen in engen Grenzen auch einseitige Anordnungsmöglichkeiten.

Teilweise kann der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers ohne dessen Zustimmung durch die Anordnung von Betriebsferien erfüllen. Daneben kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer aber auch von sich aus für einen bestimmten Zeitraum zwecks Erfüllung des Urlaubsanspruchs freistellen, sofern der Arbeitnehmer trotz entsprechender Aufforderung keine Urlaubswünsche anmeldet. Nach einer solchen einseitigen Festlegung des Urlaubs durch den Arbeitgeber gibt es im Wesentlichen drei Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitnehmers: Er kann die Festlegung akzeptieren, er kann einen Gegenvorschlag machen und er kann gar nicht reagieren.

Ist der Arbeitnehmer mit der Festlegung einverstanden und tritt den Urlaub an, so ist der Urlaubsanspruch erfüllt. Bleibt er untätig, so ist die zeitliche Festlegung des Urlaubs durch den Arbeitgeber ebenfalls wirksam. Will er dagegen die Festlegung nicht akzeptieren, steht es ihm frei, einen Gegenvorschlag zu machen, den der Arbeitgeber soweit wie möglich zu berücksichtigen hat; nur wenn dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen, muss der Arbeitgeber dem Wunsch des Arbeitnehmers nicht entsprechen (§ 7 Abs. S. 1 BUrlG).

Vererbbarkeit des Urlaubsanspruchs

Der EuGH hat bereits im Jahr 2014 entschieden, dass der Anspruch eines Arbeitnehmers auf bezahlten Jahresurlaub nicht mit seinem Tod untergeht. Mit seinem aktuellen Urteil vom 06.11.2018 (EuGH, Urteil vom 06.11.2018 – C-569/16 und C-570/16) hat der EuGH diese Rechtsprechung bestätigt. Die Erben eines verstorbenen Arbeitnehmers können von dessen ehemaligem Arbeitgeber eine finanzielle Vergütung für den von dem Arbeitnehmer nicht genommenen bezahlten Jahresurlaub verlangen.

Urlaubsanspruch umfasst auch eine finanzielle Komponente

Der Urlaubsanspruch umfasst für den EuGH zwei Komponenten: Auf der einen Seite steht der Erholungszweck. Der Arbeitnehmer soll von seiner tagtäglichen Arbeit eine Auszeit zur Entspannung und Erholung haben. Auf der anderen Seite steht die finanzielle Komponente. Es stellt einen wesentlichen Grundsatz des Sozialrechts der Union dar, dass der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Bezahlung im Urlaub hat. Folglich hat er auch einen Anspruch auf finanzielle Vergütung für bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht genommenen Urlaub.

Finanzielle Komponente vererblich

Diese finanzielle Komponente ist rein vermögensrechtlicher Natur und daher dazu bestimmt, in das Vermögen des Arbeitnehmers überzugehen. Der Arbeitnehmer soll tatsächlichen Zugriff auf diesen vermögensrechtlichen Bestandteil des Urlaubsanspruchs haben. Nach seinem Tod geht dieser Vermögensvorteil als Bestandteil der Erbmasse im Wege der Erbfolge auf seine Erben über. Diese haben gegenüber dem Arbeitgeber des Verstorbenen einen Auskunftsanspruch bezüglich des nicht in Anspruch genommen Urlaubs und im Hinblick auf die abzurechnende finanzielle Vergütung.

Helfen Ausschlussfristen?

Erben verstorbener Arbeitnehmer können an den Arbeitgeber mit dem Anspruch auf Auszahlung der dem Arbeitnehmer ursprünglich zustehenden finanziellen Komponente des Urlaubsanspruchs herantreten. Dieser Anspruch ist jedoch von in Arbeitsverträgen in aller Regel enthaltenen Ausschlussfristen umfasst. Solche Klauseln sehen vor, dass alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb einer bestimmten Frist – von mindestens 3 Monaten – geltend zu machen sind. Während Urlaubsgewährungsansprüche nicht von solchen Ausschlussfristen erfasst werden, unterfallen Ansprüche auf Urlaubsentgelt und Urlaubsabgeltung sehr wohl unter solche Ausschlussfristen. Dies bedeutet für den Arbeitgeber, dass für ihn bei Verwendung wirksamer Ausschlussfristen nur für einen engen Zeitraum die Unsicherheit darüber besteht, ob er noch einen finanziellen Ausgleich für nicht genommenen Urlaub des verstorbenen Arbeitnehmers an dessen Erben zu zahlen hat.

Darüber hinaus besteht für Arbeitgeber Handlungsbedarf, wenn sie vermeiden wollen, dass ihre Mitarbeiter Urlaubstage in großem Umfang mit in das nächste Jahr nehmen.

PRAXISTIPPS

  • Ausschlussfristen überprüfen – Arbeitgeber sollten ihre Arbeitsverträge dahingehend überprüfen, ob diese wirksame Ausschlussklauseln enthalten und falls dies nicht der Fall ist, solche ggf. im Rahmen von Nachträgen zu den bestehenden Arbeitsverträgen aufnehmen oder zumindest in zukünftig abzuschließenden Arbeitsverträgen implementieren.
  • Klare Dokumentenlage schaffen – Um seiner Nachweispflicht nachzukommen, können Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer schriftlich dazu auffordern, ihren Urlaub bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu nehmen. Möglich ist auch, zu Beginn eines jeden Jahres die Mitarbeiter zu verpflichten, die Urlaubszeiten festzulegen.
  • Mitarbeiter informieren – Arbeitgeber sollten möglichst, die Belegschaft schriftlich informieren und darauf hinweisen, dass ausstehende Urlaubstage noch im diesem Jahr bzw. spätestens bis zum 31.03.2019 genommen werden müssen.
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